Site & Event Coordinator operativt stöd och daglig drift

Vi söker en serviceinriktad, självgående och praktiskt lagd koordinator som tar ett samlat operativt ansvar för vardagsdriften i kontorsmiljön och avlastar verksamheten med administrativa och praktiska uppgifter.
Bland annat:

• Erfarenhet av service, kontorsdrift, reception, facility management, eventstöd eller motsvarande praktisk koordination.
• Förmåga att självständigt planera, prioritera och slutföra varierande arbetsuppgifter, även med kort framförhållning.
• God organisationsförmåga, noggrannhet och ett lösningsorienterat arbetssätt.
• God kommunikativ förmåga på svenska och vana att bemöta medarbetare, hyresgäster, besökare och leverantörer professionellt.
• Grundläggande digital vana (e-post, kalender, Office/Teams och enklare administrativa system).
• Förmåga att arbeta på plats och hantera praktiska uppgifter i lokalerna.
• Bidrar till god stämning och vara social.

Meriterande:

• Erfarenhet av konferenser, mötesbokning, reseadministration och leverantörskontakter.
• Erfarenhet av beställningar, fakturaunderlag och enklare inköpsadministration.
• Engelska i tal och skrift för internationella besök och arrangemang.
• Erfarenhet av hyresgästservice och nyckel-/passersystem.

Information om uppdraget, målsättning, resultat
Personen ska säkerställa välfungerande, välkomnande och ordnade arbets- och mötesmiljöer samt avlasta befintliga medarbetare med löpande siteadministration och praktisk eventkoordinering.
Uppdraget är på plats i centrala Norrköping.
Uppdraget omfattar bland annat:
Daglig site- och kontorsdrift

• Daglig tillsyn, ordning och reda i gemensamma ytor, mötesrum, kök, showroom och innovationsmiljöer.
• Praktiska rutiner som att starta bakgrundsmusik, vattna och vid behov beställa växter/blommor, hålla ordning i kylskåp, hantera disk och kartonger samt fylla på förbrukningsmaterial.
• Posthantering, interna leveranser och enklare fakturaskanning.
• Kontroll av kaffemaskin, mjölk- och fruktleveranser, fredagsfrukost, fika, catering och enklare inköp.
• Enklare felsökning och praktisk hjälp med skrivare, WiFi, batteribyten och annan kontorsutrustning; eskalera tekniska ärenden till rätt leverantör.

Lokaler, hyresgäster och leverantörer

• Vara första kontaktväg för vardagliga lokal- och servicefrågor från hyresgäster och medarbetare.
• Administrera, inventera och sortera passertaggar och nycklar samt praktisk onboarding/offboarding av hyresgäster enligt givna behörighetsrutiner.
• Samordna felanmälningar, städning, fönsterputs, fastighetsärenden och kontakter med Fastpartner och andra berörda leverantörer.
• Följa upp städkvalitet, leveranser och serviceärenden samt informera berörda hyresgäster och medarbetare.
• Ta fram och hålla aktuella checklistor för daglig drift, helger och sommarbemanning, inklusive post, larm, nycklar och leveranser.

Event och administrativ koordinering

• Praktiskt stöd vid interna och externa möten, studiebesök, studentaktiviteter, mässor och event.
• Boka lokaler, samordna möblering, teknik, catering, deltagarlistor, material och leverantörsleveranser.
• Hantera enklare rese- och hotellbokningar, mötesbokningar, beställningar och annan löpande administration efter instruktion.
• Samordna praktiska förberedelser och återställning efter aktiviteter.

Målsättning: En tydlig och tillgänglig operativ kontaktperson som proaktivt hanterar återkommande sitefrågor och praktisk koordinering så att övriga medarbetare avlastas.
Förväntat resultat: Välskötta lokaler, fungerande rutiner och leveranser, snabb hantering av serviceärenden, genomförda praktiska eventförberedelser och dokumenterade checklistor/överlämning inför uppdragets slut.
Beräknad tid/omfattning
100 % av heltid, preliminärt sju månader: november 2026–31 maj 2027. Önskad start så snart som möjligt. Arbete sker huvudsakligen på plats i Norrköping under ordinarie kontorstid. Eventuella avvikelser i arbetstid överenskoms i förväg.
Övrig information av vikt
Resursen ska kunna prioritera återkommande dagliga uppgifter och hantera tillkommande behov inom avtalad omfattning.
Uppdraget omfattar inte kvalificerat ekonomiarbete, myndighetsutövning, självständiga upphandlingsbeslut, IT-specialistarbete eller fastighetstekniska reparationer. Beställningar ska ske inom givna mandat och avtal.