About The Role

Überblick über die Funktion

Die globale Finance-Funktion stellt eine starke finanzielle Steuerung unserer weltweiten Geschäftsaktivitäten sicher und agiert gleichzeitig als geschätzter kaufmännischer Berater für die Kanzlei. Sie unterstützt strategische Entscheidungen und trägt maßgeblich zu einem nachhaltigen, profitablen Wachstum bei.

Unsere Vision erreichen wir durch eine enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit aller Mitarbeitenden innerhalb einer gemeinsamen Kultur, in der wir uns als ein globales und vielfältiges Finance-Team verstehen.

Zusammenfassung der Position

Diese Position ist von entscheidender Bedeutung und erfordert ein hohes Maß an Vertrauen innerhalb unserer globalen Finance-Funktion. Du bist für die korrekte und termingerechte Verarbeitung sämtlicher Zahlungseingänge verantwortlich. Die Rolle erfordert eine außergewöhnliche Detailgenauigkeit, ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein sowie ein kompromissloses Engagement für Compliance und Qualität.

Du leistest einen wichtigen Beitrag zur Wahrung der treuhänderischen Verantwortung der Kanzlei und zur Sicherstellung der Integrität unserer Finanzprozesse.

Deine Aufgaben

Accounts Receivable Operations & Team Leadership

Fachliche Führung eines Teams bestehend aus einem Client Cashier und einem AR Analysten sowie Unterstützung und Begleitung im Tagesgeschäft
Sicherstellung einer reibungslosen Vertretungsregelung innerhalb des Teams zur Gewährleistung der Kontinuität zentraler Debitoren- und Mandantengeldprozesse bei Abwesenheiten oder erhöhtem Arbeitsaufkommen
Übernahme der Vertretung im Bereich Client Money bei Bedarf zur Sicherstellung wesentlicher Prozesse und Kontrollen
Steuerung und Überwachung von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Prioritäten innerhalb des Teams zur termingerechten und qualitativ hochwertigen Erfüllung täglicher, monatlicher sowie ad hoc anfallender Aufgaben
Korrekte und zeitnahe Verarbeitung sowie Verbuchung sämtlicher eingehender Kanzleizahlungen in verschiedenen Währungen
Durchführung der täglichen Abstimmung aller Zahlungseingänge mit den Bankkonten zur Sicherstellung einer vollständigen Übereinstimmung der Finanzdaten
Abruf von Kontoauszügen über Online-Banking-Systeme sowie Erfassung von Banküberweisungen
Überwachung des Sammelkontos für Mandantengelder
Durchführung von Bankabstimmungen für sämtliche Debitorenkonten
Abstimmung zugewiesener Sachkonten
Bearbeitung von Sachkontorechnungen und Ausbuchungen
Beantragung von Ansässigkeitsbescheinigungen für steuerliche Zwecke
Durchführung von Monats-, Quartals- und Jahresabschlussaktivitäten sowie Unterstützung bei Prüfungen

Kontrollen & Team Support

Einhaltung sämtlicher interner Finanzkontrollen und Funktionstrennungsrichtlinien zur Vermeidung von Betrug und Fehlern
Erstellung von Berichten zum Management von Zahlungseingängen
Enge Zusammenarbeit mit den Teams für Billing, Collections und Accounts Payable zur Klärung bereichsübergreifender Fragestellungen
Ansprechpartner für Anwältinnen, Anwälte und deren Assistenzen bei Fragen zu Mandantenzahlungen und Treuhandguthaben
Unterstützung des Global Finance Cashiers Managers bei Audits und Prüfungsberichten
Unterstützung des Global Finance Cashiers Managers bei der Pflege und Verwaltung des Breach Registers

Das bringst Du mit
Erforderliche Erfahrung und Kompetenzen

Berufserfahrung im Finanz- oder Rechnungswesen
Praktische Erfahrung in der Verarbeitung und Zuordnung von Zahlungseingängen
Ausgeprägte Detailgenauigkeit und ein hoher Qualitätsanspruch
Hohes Maß an Integrität und Diskretion sowie ein ausgeprägtes Verständnis für die Vertraulichkeit sensibler Informationen
Fähigkeit, auch unter Zeitdruck effizient zu arbeiten und tägliche Fristen in einem Umfeld mit hohem Transaktionsvolumen einzuhalten
Analytische und lösungsorientierte Denkweise sowie die Fähigkeit, Abweichungen strukturiert zu analysieren und zu beheben
Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Excel sowie Erfahrung im Umgang mit umfangreichen Buchhaltungssystemen

Wünschenswerte Qualifikationen

Erfahrung in einer internationalen Wirtschaftskanzlei sowie Kenntnisse im Bereich Mandantengeld- bzw. Treuhandbuchhaltung
Vertrautheit mit Online-Banking-Plattformen zur Berichterstattung und Analyse von Transaktionen und Kontobewegungen