Réceptionniste (m/f)

Description des tâches

• Accueil physique des visiteurs et gestion des appels téléphoniques entrants.
• Gestion complète du courrier entrant : tri, validation Direction, scan, diffusion et classement numérique et physique.
• Gestion du courrier sortant : affranchissement, inscription en recommandé avec ou sans accusé de réception, tenue du carnet des recommandés et suivi Track & Trace.
• Gestion des colis entrants et sortants.
• Distribution des mails entrants (boîte « Contact ») aux destinataires concernés et archivage numérique des documents annexes, si nécessaire.
• Gestion des réservations de salles de réunion, mise à jour du planning et tenue des salles de réunion.
• Tenue des dossiers administratifs et fournitures en Réception.
• Enregistrement des bulletins météo (2x/jour).
• Divers travaux administratifs spécifiques relatifs aux chantiers, à la demande (impressions, plastifications).
• Étiquetage des dossiers à archiver et mise à jour du plan de classement sur Excel du local Archives.
• Commande des cartes de visite des collaborateurs (sur demande).
• Gestion des cartes de stationnement des collaborateurs (Ville de Luxembourg, communes, etc.).
• Encodage divers bons de chantier (livraison, commande, etc.) pour les besoins des responsables techniques
• Aide au secrétariat pour diverses tâches administratives