Assistant(e) administratif (ve) (H/F)

Le poste d'assistant administratif en CPTS a pour objectif de

• Assurer le fonctionnement administratif quotidien de la structure
• Fluidifier l'organisation interne
• Être un premier niveau de réponse autonome aux professionnels de santé et partenaires
• Soutenir opérationnellement la direction et les chargés de mission
• Garantir le suivi administratif des actions et des projets
• Contribuer à la continuité et à la qualité de fonctionnement de la CPTS

Mission 1 : Assurer le fonctionnement administratif de la CPTS

• Assurer l'accueil physique, téléphonique et électronique
• Veiller au bon fonctionnement administratif quotidien de la structure
• Assurer le suivi des courriers, courriels et dossiers administratifs
• Traiter les demandes des professionnels de santé, partenaires et prestataires
• Rechercher les informations nécessaires et apporter un premier niveau de réponse en autonomie
• Gérer le classement et l'archivage des documents

Mission 2 : Assurer le suivi administratif de la vie associative

• Préparer les réunions (Bureau, CA, AG, groupes de travail)
• Élaborer les convocations, feuilles d'émargement et comptes-rendus si besoin
• Assurer le suivi des adhésions et mettre à jour les bases de données
• Participer à l'organisation administrative des événements de la CPTS
• Réserver les salles, gérer les commandes de restauration et assurer le suivi des prestataires
• Suivre les stocks et anticiper les besoins d'approvisionnement
• Assurer le suivi administratif des prestataires intervenant dans les locaux (ménage, maintenance, informatique, sécurité, etc.)

Mission 3 : Apporter un appui administratif à l'équipe

• Assurer un soutien administratif à la Directrice (suivi des factures et suivi des indemnités adhérents) et aux chargés de mission
• Participer au suivi des projets et des actions de la CPTS
• Préparer les documents administratifs nécessaires aux réunions et actions
• Assurer le suivi des tableaux de bord et des échéances administratives
• Être force de proposition pour améliorer l'organisation et les procédures administratives

Les prérequis pour le poste Les « savoirs »

• Maîtrise des outils bureautiques et numériques
• Bonnes capacités rédactionnelles
• Connaissance du fonctionnement associatif appréciée

Les « savoir-faire »

• Organiser et prioriser son activité
• Gérer plusieurs dossiers simultanément
• Rechercher une information et apporter une réponse adaptée
• Travailler en équipe
• S'approprier les outils numériques et collaboratifs de la CPTS
• Gestion des interlocuteurs multiples

Les « savoir-être »

• Adaptabilité
• Organisation et rigueur
• Autonomie
• Sens du service
• Esprit d'équipe
• Réactivité
• Force de proposition

• Profil recherché Formation de niveau Bac à Bac+2 en administration, gestion, secrétariat ou domaine équivalent.
• Une expérience (au moins 2 ans) sur un poste administratif est appréciée, idéalement dans un environnement associatif
• Une connaissance du fonctionnement des CPTS constitue un atout mais n'est pas indispensable
• Qualification, contrat, statut, lieu, mobilité Type de contrat : CDI temps plein
• Catégorie d'emploi : Statut non-cadre
• Temps de travail : Forfait 35 heures
• Lieu : Présentiel (siège social)
• Mobilité : Déplacement ponctuel
• Convention collective : Droit du travail
• Avantage : Ticket restaurant et mutuelle
• Rémunération : Entre 2000 € brut et 2300 € brut selon profil et expériences