Executive Assistant Direktionssekretariat (m/w/d)

• Im Mittelpunkt unseres Handelns steht Ihre Zufriedenheit.
• Die Herrmann GmbH Office + IT Service ist seit über 30 Jahren auf die
• Vermittlung und Überlassung von Fach- und Führungskräften aus dem
• kaufmännischen und IT-Bereich spezialisiert.
• Nutzen auch Sie unsere hervorragenden Kontakte zu Konzernen und
• renommierten mittelständischen Unternehmen. Wir garantieren Ihnen
• eine kompetente und persönliche Betreuung sowie attraktive
• Konditionen in unserem Hause.

UNSER KUNDE

• Unser Kunde zählt zu den bedeutendsten Forschungs- und
• Technologieeinrichtungen Deutschlands und entwickelt innovative
• Lösungen für die Herausforderungen von morgen. Am Standort Bonn
• entstehen in interdisziplinären Teams anspruchsvolle Projekte und
• zukunftsweisende Lösungen in verschiedenen wissenschaftlichen und
• technologischen Bereichen.
• Seit vielen Jahren unterstützen wir unseren Kunden erfolgreich bei
• der Überlassung und Vermittlung qualifizierter Fachkräfte. Es
• erwartet Sie ein modernes Arbeitsumfeld mit innovativen Technologien,
• spannenden Aufgaben und langfristigen beruflichen Perspektiven in
• einer international anerkannten Forschungseinrichtung.

WIR BIETEN IHNEN

• Einsatz bei einer der führenden Forschungs- und

• Technologieeinrichtungen Deutschlands in einem internationalen und
• innovativen Arbeitsumfeld

• Flexible Arbeitsgestaltung mit der Möglichkeit zum mobilen

Arbeiten nach Absprache bei mindestens drei Präsenztagen pro Woche am

Standort Bonn-Oberkassel

• Geregelte Arbeitszeiten von Montag bis Freitag in der Regel von

08:00 Uhr bis 16:00 Uhr bei einer 39-Stunden-Woche

• Vergütung nach Entgeltgruppe EG 8 TVöD-Bund
• Spannende und abwechslungsreiche Aufgaben im internationalen Umfeld

einer renommierten Forschungs- und Technologieeinrichtung

• Persönliche Betreuung durch feste Ansprechpartner sowie

individuelle Unterstützung während des gesamten Einsatzes

• Bis zu 30 Urlaubstage pro Jahr sowie die Möglichkeit zur

Urlaubsnahme bereits während der Probezeit

• Exklusive Mitarbeitervorteile über Corporate-Benefits mit

Vergünstigungen bei zahlreichen namhaften Marken und Onlineshops

• Prämien im Rahmen unseres Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programms

IHRE AUFGABEN

• Eigenständige Organisation und Koordination der administrativen

• und organisatorischen Abläufe im Direktionssekretariat sowie
• Unterstützung des Direktors im operativen Tagesgeschäft.

• Vorausschauende Steuerung des Termin- und Kalendermanagements

• einschließlich der Koordination nationaler und internationaler
• Termine mit internen und externen Ansprechpartnern.

• Planung und Organisation von Besprechungen, Tagungen und

• Videokonferenzen sowie professionelle Vor- und Nachbereitung und
• fristgerechte Zusammenstellung aller relevanten Unterlagen.

• Erstellung, Bearbeitung und professionelle Aufbereitung von

• Präsentationen, Berichten und weiteren Unterlagen sowie strukturierte
• Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichen
• Fachbereichen.

• Selbstständige Bearbeitung der deutsch- und englischsprachigen

• Korrespondenz sowie zuverlässige Wiedervorlage zur Nachverfolgung
• offener Vorgänge und Sicherstellung relevanter Fristen.

• Als zentrale Schnittstelle regelmäßiger Austausch mit internen

• Fachbereichen sowie nationalen und internationalen Ansprechpartnern
• aus Wissenschaft, Wirtschaft, Behörden und Organisationen.

• Ganzheitliche Organisation von In- und Auslandsdienstreisen – von

• der Planung und Buchung über die Zusammenstellung der Reiseunterlagen
• bis hin zur abschließenden Reisekostenabrechnung.

• Koordination des Empfangs und der Betreuung nationaler und

• internationaler Gäste sowie professionelle organisatorische
• Vorbereitung der jeweiligen Besuche.

• Unterstützung bei administrativen und kaufmännischen Aufgaben,

• insbesondere bei der Budgetverwaltung, der Bearbeitung von
• Bestellungen und Reiseanträgen sowie der strukturierten Pflege von
• Akten und digitalen Vorgängen.

• Mitwirkung im Bewerbungsmanagement durch die Koordination

• eingehender Bewerbungen sowie die organisatorische Planung und
• Abstimmung von Vorstellungsgesprächen.

IHR PROFIL

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische

• Berufsausbildung, beispielsweise als Kauffrau für Büromanagement
• (m/w/d), Europasekretärin (m/w/d), Fremdsprachenkorrespondentin
• (m/w/d) oder über eine vergleichbare Qualifikation.

• Sie bringen mehrjährige einschlägige Berufserfahrung mit,

• idealerweise als Direktionsassistentin (m/w/d),
• Geschäftsführungssekretärin (m/w/d), Executive Assistant (m/w/d)
• oder in einer vergleichbaren anspruchsvollen Assistenzfunktion.

• Die eigenständige Organisation eines Sekretariats oder

• Assistenzbereichs ist Ihnen vertraut. Sie verfügen über fundierte
• praktische Erfahrung im Terminmanagement, in der Korrespondenz sowie
• in der Organisation von Besprechungen und Geschäftsreisen.

• Mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen arbeiten Sie sicher

• und routiniert. Präsentationen, Dokumente und schriftliche
• Korrespondenz erstellen Sie professionell und adressatengerecht.

• Ihre verhandlungssicheren Deutschkenntnisse sowie guten

• Englischkenntnisse in Wort und Schrift ermöglichen Ihnen eine
• souveräne Kommunikation mit nationalen und internationalen
• Ansprechpartnern.

• Sie verfügen über ein sehr gutes schriftliches und mündliches

• Ausdrucksvermögen und bringen dieses sicher bei der Erstellung und
• redaktionellen Bearbeitung anspruchsvoller Unterlagen ein.

• Sie arbeiten vorausschauend und strukturiert, setzen Prioritäten

• sicher und behalten auch bei parallel laufenden Terminen, Fristen und
• Vorgängen stets den Überblick.

• Auch im Umgang mit vertraulichen und sensiblen Vorgängen handeln

Sie jederzeit umsichtig, verantwortungsbewusst und diskret.

• Im Austausch mit unterschiedlichen Gesprächspartnern treten Sie

• sicher und professionell auf, kommunizieren verbindlich und vertreten
• Ihre Anliegen souverän.

• Auch bei wechselnden Anforderungen und Prioritäten arbeiten Sie

• zuverlässig, flexibel und strukturiert und schätzen eine
• vertrauensvolle Zus