Assistant administratif / Assistante administrative et comptable (H/F)

Assurer le suivi administratif, budgétaire et comptable des activités et dispositifs portés par le GIP FIPAN, en garantissant la fiabilité des opérations, la conformité réglementaire et la traçabilité des pièces.

Gestion comptable et financière des activités du GIP

Assurer le traitement comptable des dépenses

• Établissement et suivi des bons de commande
• Contrôle de la conformité des factures (service fait, pièces justificatives, marchés)
• Préparation des mandatements
• Gestion des frais de déplacement selon la réglementation en vigueur

Assurer le traitement comptable des recettes

• Émission et suivi des titres de recettes / ordres à recouvrer
• Suivi des encaissements
• Relances en lien avec le RAF

Suivre les opérations de trésorerie et de banque

• Rapprochements bancaires
• Suivi des encaissements et des restes à recouvrer
• Appui au suivi de la trésorerie

Participer aux travaux de clôture comptable

• Opérations d'inventaire (charges à payer, produits à recevoir, CCA.)
• Classement et préparation des pièces justificatives pour le compte financier

Mettre à jour les tableaux de bord financiers

• Suivi budgétaire par action/dispositif
• Suivi des dépenses et recettes par financeur
• Suivi des engagements.
• Gestion administrative des dispositifs et activités

Assurer le suivi administratif des conventions et marchés

• Mise en forme, suivi des signatures
• Suivi des échéances financières et administratives
• Archivage réglementaire
• Gérer les relations administratives en lien avec la cellule appel d'offre dans le cadre des exigences des financeurs pour ce qui relève du contrôle de service fait.

Assurer le suivi administratif des actions

• Collecte et vérification des pièces administratives
• Contrôle de la complétude des dossiers avant transmission aux financeurs
• Appui aux équipes opérationnelles dans la constitution des dossiers
• Réaliser les relances administratives et financières (factures impayées, pièces manquantes)
• Assurer le classement, l'archivage physique et numérique des dossiers dans le respect des règles de conservation des pièces comptables et administratives
• Appui budgétaire, comptable et institutionnel

Participer à la préparation budgétaire

• Collecte des données
• Mise en forme de tableaux de préparation budgétaire
• Appui au suivi de l'exécution budgétaire
• Contribuer à la préparation du compte financier
• Qualité, procédures et conformité réglementaire
• Participer à la mise en œuvre et à l'actualisation des procédures administratives et financières internes
• Contribuer au respect des règles de la comptabilité publique et des exigences des financeurs
• Appuyer la veille réglementaire administrative, financière et juridique
• Participer aux démarches qualité et aux contrôles internes (traçabilité, sécurisation des procédures)
• Produire des notes et rapports de suivi administratif et financier
• Compétences techniques
• Bonne maîtrise des principes de la comptabilité publique
• Connaissance des règles de gestion budgétaire des établissements publics / GIP
• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel (tableaux de suivi, formules)
• Capacité à utiliser des logiciels de gestion comptable et financière
• Connaissance des règles de justification des dépenses sur financements publics appréciée
• Compétences organisationnelles
• Sens de l'organisation et gestion des priorités
• Capacité à respecter des échéances multiples
• Rigueur dans le traitement et le classement des pièces
• Compétences relationnelles
• Capacité à travailler en équipe avec les services administratifs et pédagogiques
• Aisance dans les échanges avec partenaires, fournisseurs et financeurs
• Qualités rédactionnelles et clarté dans la communication écrite
• Qualités personnelles
• Autonomie et sens de l'initiative
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
• Fiabilité et sens des responsabilités
• Polyvalence et adaptabilité aux besoins du service