Office Manager

Ervaring in een brede ondersteunende functie, bijvoorbeeld als Office Manager, Backoffice Medewerker of Management Assistent. Ervaring met contractadministratie, personeelsadministratie, urenregistratie, facturatie en managementondersteuning is gewenst. Affiniteit met HR, recruitment of de detacheringsbranche is een pre.

Hospitality is binnen deze functie belangrijk. Je bent een centraal aanspreekpunt voor het team en zorgt ervoor dat collega's, adviseurs, professionals en bezoekers zich welkom en geholpen voelen. Je bent servicegericht, betrokken en vindt het leuk om anderen te ontzorgen. Je ondersteunt onze adviseurs en het management in hun dagelijkse werkzaamheden en ziet zelf wat er nodig is.

Je bent digitaal vaardig en kunt goed werken met Microsoft Office, waaronder Outlook, Word, Excel en PowerPoint. Daarnaast maak je je nieuwe systemen snel eigen en ben je gewend om met databases en administratieve systemen te werken. Je begrijpt hoe belangrijk het is dat gegevens volledig, correct en actueel worden vastgelegd.

Je hebt bij voorkeur ervaring met het opstellen en beheren van contracten, contractverlengingen, urenregistraties en declaraties en ondersteunt bij salarisadministratie, facturatie en audits. Ook zorg je voor een correcte administratie van kandidaten, professionals, cv's en vacatures.

Daarnaast beheer je de backoffice mailbox, ondersteun je bij facilitaire zaken, leveranciers, voorraadbeheer en de gezamenlijke lunch. Je draagt bij aan onboarding, personeelsactiviteiten, events, marketingactiviteiten en verschillende projecten.

We zoeken iemand die gastvrij, nauwkeurig, digitaal vaardig en proactief is. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten, werkt zelfstandig en krijgt energie van organiseren, ondersteunen en ontzorgen.

Bij Jobeteer draait het om mensen, groei en werk dat echt bij je past. We zijn een ondernemende en groeiende organisatie met korte lijnen, veel energie en ruimte voor eigen initiatief. Samen werken we iedere dag aan de verdere groei en professionalisering van onze organisatie.

Als Office Manager ben jij de organisatorische en administratieve spil van Jobeteer. Jij zorgt ervoor dat achter de schermen alles goed geregeld is en dat collega's en professionals op jou kunnen bouwen. Je hebt een brede en afwisselende functie waarin administratie, HR, office management, onboarding, events en managementondersteuning samenkomen.

Je houdt je onder andere bezig met het opstellen en beheren van contracten voor professionals en opdrachtgevers, contractverlengingen, urenregistraties, declaraties en ondersteuning bij facturatie en salarisadministratie. Daarnaast zorg je ervoor dat onze systemen en databases actueel zijn en dat kandidaten, professionals, cv's en vacatures correct worden geregistreerd.

Maar jouw rol gaat verder dan administratie. Je beheert de backoffice mailbox, onderhoudt contact met leveranciers en zorgt dat alles op kantoor goed geregeld is. Ook speel je een belangrijke rol bij de onboarding van nieuwe professionals en collega's en organiseer je personeelsuitjes, attenties en andere momenten die bijdragen aan de Jobeteer beleving.

Daarnaast ondersteun je het management bij verschillende werkzaamheden, projecten en events en help je waar nodig bij marketingactiviteiten. Omdat we blijven groeien, kijken we continu hoe onze processen slimmer en efficienter kunnen. Jij krijgt de ruimte om hierin mee te denken en verbeteringen zelf op te pakken.

We zoeken iemand die overzicht houdt, graag organiseert, zelfstandig werkt en verantwoordelijkheid neemt. Iemand die ziet wat er moet gebeuren en niet afwacht, maar het regelt. Geen dag is hetzelfde en juist die afwisseling maakt deze functie zo leuk.