Asistente de dirección

Buscamos una Secretaria de Dirección para incorporarse a nuestras oficinas.

Reporta a: Dirección General

Objetivo del Puesto

Garantizar el correcto funcionamiento administrativo y la gestión operativa diaria de la oficina de dirección, centralizando las comunicaciones, la gestión documental y la atención a visitas e interlocutores clave con máxima confidencialidad.

Funciones Principales

• Gestión de Agenda y Citas: Organizar, coordinar y mantener al día la agenda diaria y semanal de la dirección, priorizando compromisos y gestionando imprevistos.
• Atención y Filtro de Comunicaciones: Atender, filtrar y gestionar llamadas telefónicas, correos electrónicos y recepción de visitas institucionales o comerciales.
• Redacción y Gestión Documental: Elaborar, revisar y archivar cartas, actas de reunión, memorandos y reportes, asegurando el orden del archivo físico y digital.
• Logística de Viajes: Tramitar la reserva de billetes, alojamiento, transporte y preparación del dossier de viaje correspondiente.
• Soporte en Reuniones y Comités: Preparar salas, documentación de apoyo, tomar notas en actas y coordinar necesidades de catering o medios audiovisuales.
• Control de Gastos de Dirección: Gestionar la liquidación de notas de gastos, facturas y caja chica del despacho directivo.
• Perfil del Puesto
• Formación: Técnico Superior en Asistencia a la Dirección, Secretariado Ejecutivo o Licenciatura en Administración/Comunicación.
• Experiencia: De 2 a 4 años en funciones secretariales o de soporte administrativo directivo.
• Herramientas: Dominio de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), herramientas de archivo en la nube y plataformas de videoconferencia.
• Idiomas: Nivel de inglés e italiano intermedio-alto o avanzado

Habilidades Clave

• Excelente redacción y ortografía.
• Trato interpersonal diplomático y discreción absoluta.
• Capacidad de organización, orden y rigor en el detalle.
• Resolución rápida de incidencias operativas.