Réceptionniste & Assistant Administrative

• Réceptionniste \& Assistant(e) Administrative
• Horaire: 08:00 \- 12:00 \- 13:00 \- 17:00

Votre rôle

Véritable pilier de l’accueil et du bon fonctionnement du bureau, vous assurez une présence professionnelle, chaleureuse et efficace, tout en apportant un soutien administratif polyvalent à l’ensemble de l’organisation.

Responsabilités

• Accueil \& communication
• Gérer les appels téléphoniques et les courriels entrants avec professionnalisme.
• Accueillir les visiteurs avec courtoisie et les orienter vers les bons interlocuteurs.
• Gestion administrative \& logistique
• Réception, tri, distribution et envoi du courrier, colis, etc.
• Suivi des fournitures de bureau, des cartes de parking, etc.
• Coordination de la maintenance des locaux et des prestataires externes.
• Organisation de réunions, réservation de salles et coordination des déplacements.
• Soutien opérationnel \& événementiel
• Appui à l’équipe de direction pour la gestion de correspondances confidentielles et la coordination d’événements.
• Organisation d’activités internes (conférences, team building, etc.).
• Rédaction de comptes rendus de réunions clairs et synthétiques.
• Support RH \& juridique
• Participation à l’intégration des nouveaux collaborateurs au siège.
• Préparation de documents administratifs et juridiques simples.
• Veille au respect des procédures internes et des normes réglementaires.
• Compétences clés
• Relationnelles : Sens de l’accueil, écoute active, diplomatie, discrétion.
• Organisationnelles : Rigueur, ponctualité, gestion des priorités et des imprévus.
• Linguistiques : Maîtrise du français, de l’allemand et de l’anglais (oral et écrit). L’italien est un atout.
• Techniques : Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
• Indicateurs de performance
• Qualité de l’accueil : Satisfaction des visiteurs et interlocuteurs.
• Efficacité administrative : Respect des délais et fiabilité des livrables.
• Polyvalence : Capacité à gérer plusieurs missions simultanément avec calme et méthode. jpidd8fa3c7jm jpit0833jm jpiy26jm