kaufmännische Büroassistenz

Das gemeinnützige **Institut für Kommunikations- und Prüfungsforschung gGmbH (IKPF)** ist Träger des Umbrella Consortium for Assessment Networks (UCAN) und unterstützt über 100 Kooperationspartner – darunter Fakultäten, Ärztekammern, Fachgesellschaften und weitere Institutionen – bei der Vorbereitung, Qualitätssicherung, Durchführung und Nachbereitung von Prüfungen.

Unsere Projekte dienen dem Ziel, den Workflow von der Erstellung bis zur Evaluation von Prüfungen zu verbessern sowie Lehr- und Prüfungsbeauftragte in ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen. Darüber hinaus arbeiten wir an diversen Projekten **zur Förderung der ärztlichen Gesprächsführung und interprofessionellen Kommunikation und Zusammenarbeit** in der medizinischen Aus-, Weiter- und Fortbildung mit.

Zur Verstärkung unserer Abteilung Forschung und Entwicklung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt

**eine kaufmännische Büroassistenz (m/w/d) in Vollzeit.**

**Ihre Aufgaben:**

• Organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsleitung
• Bearbeitung von Rechnungen und anderen finanziellen Dokumenten
• Terminplanung, Kalenderpflege und Koordination von Besprechungen
• Digitalisierung, Pflege und strukturierte Ablage von Dokumenten
• Erstellung, Formatierung, Vervielfältigung und Versand von Unterlagen
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Sitzungen, Veranstaltungen
• Protokollierung von Besprechungen sowie Nachverfolgung von Ergebnissen und offenen Aufgaben
• Bearbeitung der allgemeinen Korrespondenz per E-Mail und Telefon
• Kommunikation mit externen Dienstleistern, Partnern und weiteren externen Ansprechpartnern
• Pflege und Ablage von Dokumenten sowie Erstellung von Übersichten, Checklisten und Dokumentationen
• Unterstützung bei der Koordination und Nachverfolgung von Drittmittelprojekten
• Mitarbeit bei der Optimierung bestehender Abläufe und Prozesse

**Ihr Profil:**

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in der Assistenz, Verwaltung oder Projektkoordination von Vorteil
• Organisationstalent, Zuverlässigkeit und eine sorgfältige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, freundliches Auftreten und Teamfähigkeit
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere mit Excel, Word und Outlook
• Erfahrung in der Pflege, Strukturierung und Auswertung von Excel-Listen und Übersichten
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

\*\*Was wir Ihnen bieten:\*\*

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem motivierten und kollegialen Team
• Eigenverantwortliches Arbeiten mit viel Gestaltungsspielraum und der Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen
• Spannende Aufgaben in einem vielseitigen und dynamischen Arbeitsumfeld
• Eine offene Arbeitsatmosphäre, in der Zusammenarbeit Freude macht
• Flexible und moderne Arbeitszeiten sowie zeitgemäße Arbeitsformen
• Eine Vergütung angelehnt an den TV-L, je nach persönlicher Qualifikation bis Entgeltgruppe E 8

• **Interessiert?**
• **Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung (inklusive vollständiger Unterlagen mit Bewerbungsschreiben) bis zum 27.08.2026 an das**
• **Institut für Kommunikations- und Prüfungsforschung gGmbH**
• **Prof. in Dr. in med. Jana Jünger, MME**
• **Wieblinger Weg 92a, 69123 Heidelberg**
• oder per Mail (bitte zusammengefasst als eine PDF-Datei) **an Frau Hedwig Guski:**
• \*\*E-Mail:\*\* [**[email hidden]**](https://mailto:[email hidden])
• Die vertrauliche Behandlung der Bewerbungsunterlagen und deren datenschutzrechtlich sichere Vernichtung wird zugesichert.
• Erstinformation zum Datenschutz über unsere Verarbeitung der Daten von Bewerber\*innen nach Art. 13 DS-GV finden Sie unter: <https://cares.institute/datenschutz/> Punkt 13