Assistant administratif et opérationnel

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l'organisation, votre rigueur et votre esprit du service ? Nous recherchons un(e) Assistant(e) Département Europe pour un contrat temporaire à temps plein basé à Bruxelles. Rattaché(e) directement au Directeur Adjoint Europe, vous assurerez le bon fonctionnement administratif, logistique et organisationnel quotidien du département, de ses organes de gouvernance, de ses événements et de ses interactions avec ses membres.

Responsabilités principales

Organisation d'Événements & Réunions : Coordonner la logistique des réunions des comités européens, des dîners institutionnels, des groupes de travail et des événements (invitations, inscriptions, logistique intervenants, lieux, catering, badges et suivi).

Support Administratif & Sécrétariat : Planifier les réunions internes et externes, rédiger les comptes rendus, préparer les dossiers et assurer le suivi rigoureux des actions convenues.

Gestion des Bases de Données & CRM : Tenir à jour les listes de contacts, calendriers, annuaires et dossiers membres à l'aide des outils CRM (Salesforce) et de l'intranet.

Suivi Financier & Gouvernance : Gérer l'encodage des factures, les bons de commande, les notes de frais et le suivi de la facturation annuelle en lien avec la délégation nationale.

Coordination Générale : Assurer la liaison avec les services internes et les fournisseurs externes, et contribuer proactivement à l'optimisation des processus administratifs existants.

Expérience : Une expérience réussie en support administratif ou coordination organisationnelle. Une première expérience au sein d'une association sectorielle ou d'un environnement similaire est un atout.

Langues : Excellente maîtrise écrite et orale de l'Anglais et du Français. La connaissance d'autres langues européennes est un plus.

Outils Informatiques : Très bonne maîtrise de la suite Microsoft 365, des outils CRM (Salesforce), des plateformes collaboratives et des outils IA.

Qualités Personnelles : Excellente gestion des priorités et des deadlines, rigueur, discrétion absolue, proactivité et aisance relationnelle dans un milieu multiculturel.