Reception & Office Support Coordinator at AIB NV —

← Back to job listings

About The Role

Voor een dynamische en professioneel georganiseerde werkomgeving zijn we op zoek naar een Reception & Office Support Coordinator .
Jouw verantwoordelijkheden
Je verwelkomt bezoekers, klanten en leveranciers op een professionele, vriendelijke en gastvrije manier .
Je beheert de inkomende telefoongesprekken en zorgt ervoor dat elke oproep correct en efficiënt bij de juiste persoon terechtkomt.
Je staat in voor de praktische organisatie van vergaderzalen en andere representatieve ruimtes.
Je volgt algemene mailboxen en telefonische communicatie mee op en zorgt voor een correcte verwerking en opvolging.
Je biedt administratieve ondersteuning aan verschillende afdelingen en springt bij waar jouw organisatorische talent het meest nodig is.
Je ondersteunt samen met collega's de praktische organisatie van zakenreizen en het wagenparkbeheer .
Je helpt bij de voorbereiding en coördinatie van interne en externe bedrijfsevenementen.
Je denkt actief mee over hoe de werking van het onthaal en de bijhorende administratieve processen efficiënter en klantgerichter kunnen worden georganiseerd.
Je schakelt moeiteloos tussen verschillende taken en weet ook tijdens drukke momenten de juiste prioriteiten te stellen.
Je bent een aanspreekpunt voor collega's en bezoekers en draagt bij aan een professionele en positieve eerste indruk van de organisatie.
Je hebt een opleiding in onthaal, administratie, office support of een vergelijkbare achtergrond door ervaring.
Je bent communicatief sterk en weet zowel mondeling als schriftelijk professioneel te communiceren.
Je spreekt en schrijft vlot Nederlands, Frans en Engels .
Je werkt vlot met het Microsoft Office-pakket , waaronder Outlook, Word, Excel en PowerPoint.
Je bent discreet en zorgvuldig en gaat op een professionele manier om met vertrouwelijke informatie.
Je bent servicegericht en haalt voldoening uit het helpen van anderen.
Je bent flexibel ingesteld en kunt snel schakelen tussen verschillende opdrachten en verantwoordelijkheden.
Ook wanneer het tempo hoog ligt, blijf je rustig, vriendelijk en toegankelijk.
Je hebt een positieve uitstraling en weet met je enthousiasme en spontane aanpak bezoekers en collega's op hun gemak te stellen.