Konferenskoordinator till Arena Sergel, Vasakronan

Vår kund
Vasakronan är ett av Sveriges största och mest framgångsrika fastighetsbolag med ett förstklassigt utbud av kontors och butiksfastigheter i absolut bästa läge i Stockholm, Göteborg, Malmö och Uppsala. Som en del av denna vision erbjuder Vasakronan även Arena – ett coworking-koncept i världsklass med det lilla extra.
Flaggskeppet Arena Sergel är centralt beläget vid Sergels torg i Stockholm och sträcker sig över tre våningsplan. Här finns 150 flexarbetsplatser, mer än 30 konferens- och mötesrum, 7 arenakontor, lounger och en magisk takterrass med slående utsikt över Stockholm. På Arenan är det stort fokus på service och välmående. Alla material är noga utvalda och med hjälp av ljud, ljus och doft har man skapat en arbetsplats för alla att trivas på. Smart teknik och funktion är ledorden och varje yta ska förse en med nya intryck.
Teamet på plats består idag av en Site Manager och tre Arenavärdar, och vi söker nu en serviceinriktad och drivande konferensvärd/värdinna som vill bli en del av vårt engagerade team.
Läs mer om Arena Sergel här: <https://vasakronan.se/arena/arena-sergel/>
Om rollen
Som konferenskoordinator på Arena Sergel ansvarar du för att våra mötes och konferensgäster får en förstklassig och smidig upplevelse. Du är navet i konferensverksamheten, den som ser till att allt flyter på, både framför och bakom kulisserna. Du driver arbetet självständigt med god överblick, men har stöd av våra Arenavärdar och kan delegera uppgifter vid behov.
Rollen innebär många dagliga kontaktytor, både med gäster, leverantörer och kollegor, vilket gör att du snabbt blir en välkänd och uppskattad del av vår verksamhet.
Rollen kräver förmåga att prioritera, fatta snabba beslut och agera proaktivt när saker förändras, något du gör med lugn, struktur och ett positivt bemötande.
Dina uppgifter varierar och kan bland annat innebära att du:

Planerar och kommunicerar dagens konferensschema, samt säkerställer att allt är förberett i tid

Ordnar med catering och ser till att allt flyter smidigt under pauser och luncher

Möblerar och ställer i ordning konferensrum och plockar undan efter avslutade möten

Ser till att våra 30+ mötesrum alltid är representativa, välstädade och att tekniken fungerar

Tar emot gäster i lobbyn och säkerställer ett professionellt första intryck

Säkerställer att kaffe- och fikastationer är fräscha och påfyllda

Fyller på med koppar, glas, bestick och annat material i gemensamma utrymmen

Håller ordning i pentryn och hanterar enklare disk.

Hjälper till i receptionen vid behov med att välkomna besökare och stötta i enklare administrativa uppgifter.

Vem vi söker
Vi söker dig som:

Är självgående, noggrann och har en genuin känsla för service

Trivs med att skapa trivsel, göra det lilla extra och bygga relationer

Har blick för detaljer och ser vad som behöver göras innan någon ber om det.

Är lösningsorienterad och ansvarstagande, med förmåga att fatta beslut och behålla struktur även när tempot är högt.

Samarbetar gärna med andra och bidrar till en positiv, hjälpsam och prestigelös teamkänsla

Har god kommunikativ förmåga, både muntligt och skriftligt (på svenska och gärna engelska)

Det är meriterande om du:

Har erfarenhet av att arbeta självständigt med ansvar för daglig drift eller schemaläggning

Är van att koordinera flera uppgifter samtidigt och hantera många detaljer parallellt

Har god teknisk förståelse, särskilt kring konferensteknik, digitala bokningssystem och Office-programmen

Har tidigare erfarenhet från restaurang-, konferens- eller cateringverksamhet

Vi ser fram emot din ansökan!
Om tjänsten
Omfattning: Heltid, med start omgående
Arbetstider: Måndag–fredag, ordinarie arbetstid är förlagd mellan kl. 07.30–17.30
Anställning: Du blir anställd av Carotte Staff och uthyrd till Vasakronan på Arena Sergel.
Om Carotte
Carotte Staff är rekryterings- och bemanningsföretaget inom Carotte Group som hjälper våra kunder med allt från nyckelpositioner och andra tjänster på heltid till korta deltidsuppdrag. Vi skräddarsyr uppdragen efter våra kunders behov och drivs av att förstå varje kunds specifika behov på djupet. Carotte Staff är specialiserade på roller inom servicebranschen och besöksnäringen.
Vi tar inte emot ansökningar via mejl men om du har några frågor eller funderingar tveka inte på att mejla ansvarig rekryterare på <[email hidden]>. Vi behandlar våra ansökningar löpande och rekommenderar att du skickar in din ansökan så snart som möjligt.
Sökord: konferens, event, möten, värd, värdinna, Stockholm, coworking, co-work