Analista de Licitaciones

El Analista de Licitaciones será responsable de gestionar la preparación, integración, presentación y seguimiento de licitaciones y cotizaciones asignadas, asegurando el cumplimiento de los requisitos establecidos en cada proceso, la legislación aplicable y las políticas, procedimientos y lineamientos globales, regionales y locales de la organización. Su gestión contribuirá a garantizar una participación oportuna, completa y conforme en los procesos de contratación, mediante la correcta integración documental, el seguimiento de fechas críticas y la coordinación con las áreas involucradas, apoyando el cumplimiento de los objetivos comerciales, regulatorios y de compliance de la compañía. Gestión de licitaciones y cotizaciones • Gestionar los procesos de licitación y cotización que le sean asignados durante las etapas de pre-bidding, bidding y post-bidding, conforme a los procedimientos establecidos. • Revisar detalladamente las bases, convocatorias, anexos, formatos y juntas de aclaraciones, identificando requisitos administrativos, legales, técnicos y económicos aplicables. • Elaborar checklists de requisitos y documentación para asegurar la correcta integración de cada propuesta. • Identificar oportunamente posibles omisiones, inconsistencias o riesgos de incumplimiento y comunicarlos al Especialista o al siguiente nivel de gestión, según corresponda. • Preparar e integrar preguntas administrativas y coordinar la recopilación de preguntas técnicas, legales o comerciales para su presentación dentro de los plazos establecidos. • Revisar las respuestas y modificaciones emitidas durante las juntas de aclaraciones e incorporarlas correctamente en la preparación de la propuesta. Integración y presentación de propuestas • Recopilar, organizar e integrar la documentación administrativa, legal, técnica y económica requerida para cada proceso. • Verificar que la documentación esté completa, vigente, correctamente firmada y corresponda con los requisitos establecidos. • Revisar la congruencia entre la documentación administrativa, técnica y económica antes de la presentación. • Verificar que los formatos, anexos, firmas, folios y demás requisitos documentales se encuentren debidamente integrados. • Realizar la carga y presentación de propuestas en las plataformas electrónicas correspondientes, conforme a los procedimientos y fechas establecidas. • Verificar la correcta carga de los archivos y firmas electrónicas aplicables. • Obtener, verificar y resguardar los acuses o evidencias de presentación de cada proceso. • Apoyar en la preparación y presentación física de propuestas cuando el proceso así lo requiera. Planeación y seguimiento • Mantener actualizado el calendario de licitaciones, registrando eventos, fechas críticas, juntas de aclaraciones, presentaciones, fallos y demás actividades relevantes. • Organizar y priorizar las actividades asignadas considerando las fechas límite y los requerimientos de cada proceso. • Dar seguimiento a los procesos desde su publicación o recepción hasta la emisión del fallo, adjudicación, cancelación o cierre correspondiente. • Dar seguimiento a los resultados de las licitaciones y comunicar oportunamente fallos, adjudicaciones y requerimientos posteriores a las áreas involucradas. • Mantener actualizados los sistemas, bases de datos, trackers y demás herramientas internas utilizadas para el control y seguimiento de licitaciones. Coordinación con áreas internas • Colaborar con Ventas, Marketing, Finanzas, Servicio Técnico, Legal y demás áreas involucradas para solicitar y recopilar oportunamente la información y documentación necesaria. • Comunicar claramente los requerimientos, entregables y fechas límite correspondientes a cada proceso. • Dar seguimiento a documentos, información y aprobaciones pendientes que puedan afectar la presentación oportuna de la propuesta. • Escalar oportunamente al Especialista o Gerencia cualquier desviación, riesgo, incumplimiento o situación crítica que pueda afectar el proceso. Gestión documental • Mantener organizada y actualizada la documentación utilizada recurrentemente en los procesos de contratación. • Descargar, gestionar y mantener disponibles documentos oficiales requeridos para los procesos, como constancias fiscales, de seguridad social y demás documentación aplicable. • Verificar la vigencia e integridad de los documentos previo a su utilización. • Mantener una adecuada trazabilidad, control de versiones, archivo y resguardo de los documentos relacionados con cada proceso. • Garantizar el adecuado manejo de información confidencial, sensible o altamente sensible, conforme a las políticas internas de la organización. Fianzas, adjudicaciones y formalización • Apoyar en la recopilación y preparación de la documentación requerida para la formalización de contratos derivados de adjudicaciones. • Solicitar y dar seguimiento a la emisión, modificación, renovación o cancelación de fianzas y garantías, conforme a las instrucciones y procedimientos establecidos. • Mantener el control documental de contratos, fianzas, garantías y documentos relacionados con los procesos asignados. • Dar seguimiento a fechas críticas y documentación pendiente relacionada con la formalización. Cumplimiento y mejora continua • Cumplir con la legislación y normatividad aplicable, así como con las políticas, procedimientos y lineamientos globales, regionales y locales de ASP. • Participar en las capacitaciones requeridas para mantenerse actualizado en procesos, herramientas, plataformas y procedimientos relacionados con su función. • Aplicar los procedimientos, formatos, checklists y mejores prácticas establecidos por el área. • Identificar y comunicar oportunidades de mejora que contribuyan a reducir errores, omisiones y retrabajos. • Solicitar orientación al Especialista o Gerencia cuando se presenten situaciones de mayor complejidad, riesgo o que requieran una decisión fuera de su nivel de responsabilidad. • Cumplir con otras funciones relacionadas con el puesto que sean asignadas de acuerdo con las necesidades del área y de la organización.