Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d) (Bürokaufmann/-frau)

Seit über 30 Jahren sind wir, das Ingenieurbüro Professor Dr.-Ing. Vogt Planungsgesellschaft mbH, erfolgreich im Markt etabliert und beschäftigen heute 43 Ingenieure, Architekten, Kaufleute und Zeichner. Wir realisieren deutschlandweit anspruchsvolle Bauprojekte im Gesundheitswesen – von kleineren Arztpraxen über Medizinische Versorgungszentren bis hin zu Krankenhausneubauten.Unsere Leistungen umfassen Architektur, Brandschutzfachplanung, Tragwerksplanung und Bauphysik – alles aus einer Hand. Seit 2018 sind wir Teil von BKW Engineering, dem größten Zusammenschluss unabhängiger Ingenieur-, Architektur-, Gutachter- und Prüfunternehmen in der DACH-Region.Wir suchen zur Unterstützung unserer Geschäftsführung eine engagierte, zuverlässige und gut organisierte Assistenz der Geschäftslführung (w/m/d) in Vollzeit (40 Stunden/Woche).Ihr Wirkungsfeld- Eigenständige Organisation und Koordination sämtlicher Assistenz- und Sekretariatsaufgaben für die Geschäftsführung- Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft sowie bei vertraulichen, geschäftsrelevanten und personalbezogenen Themen- Übernahme administrativer und organisatorischer Aufgaben als Schnittstelle zum BKW-Konzern- Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs sowie der E-Mail- und Telefonkorrespondenz- Professionelle Kommunikation mit Kunden, Geschäftspartnern, Behörden und Dienstleistern- Vorbereitung, Verwaltung und Nachverfolgung von Unterlagen, Dokumenten, Terminen und Fristen- Administrative Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren- Koordination kleinerer Projekte und Übernahme organisatorischer Sonderaufgaben- Organisation von Bestellungen sowie Unterstützung bei allgemeinen betrieblichen Abläufen- Mitwirkung bei Aufgaben in den Bereichen Datenschutz und Qualitätsmanagement (QM)Das bringen Sie mit- Berufserfahrung in der Assistenz der Geschäftsführung, im Sekretariat oder in einer vergleichbaren Position- Gute Kenntnisse in der Büroorganisation, Verwaltung und kaufmännischen Sachbearbeitung- Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen- Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise- Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, Prioritäten sicher zu setzen- Hohes Maß an Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit- Diskretion und Vertrauenswürdigkeit, insbesondere im Umgang mit sensiblen Informationen- Sicheres, freundliches und professionelles Auftreten- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit im Team- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und SchriftDarauf können Sie sich freuen- Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem motivierten Team- Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung- Flexible Arbeitszeitmodelle für eine optimale Work-Life-Balance- Leistungsgerechte Vergütung für Ihre Leistungen- Vorteile durch unser Corporate Benefits Programm- Moderner Arbeitsplatz- Mitarbeiterevents zur Stärkung des Teamgeists- Geburtstagspräsent zur Feier Ihres EhrentagesWir freuen uns auf Ihre Bewerbung und darauf, Sie schon bald kennenzulernen!