Digitale Verwaltung & Buchhaltung (m/w/d) (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Wir sind ein junger Handwerksbetrieb, der digital denkt: papierlos, cloudbasiert und KI-gestützt. Du bist die digitale Schaltzentrale, die Büro, Baustelle und Zahlen zusammenhält. Dein Werkzeugkasten: Google Workspace, HERO, Lexware Office, Claude (KI-Assistent), Messenger & Cloud-Telefonie.Deine Aufgaben- Digitale Poststelle: Briefpost scannen, in Google Drive ablegen und mit KI-Unterstützung beantworten- Kundenkommunikation per Telefon, E-Mail und Messenger sowie Terminvergabe über den digitalen Kalender- KI-gestützte Entwürfe für E-Mails und Anschreiben, die du prüfst und finalisierst- Pflege von Kunden-, Projekt- und Auftragsdaten in HERO- Vorbereitende Buchhaltung in Lexware Office: digitale Belege, Rechnungen, KI-gestützte Kontierung- Rechnungsversand und -empfang als E-Rechnung, digitales Zahlungs- und Mahnwesen- Lohn- und Stundenabrechnung auf Basis der digitalen Zeiterfassung vorbereiten, Urlaubsverwaltung- Digitaler Datenaustausch mit dem Steuerberater- Digitale Projekt- und Einsatzplanung der Mitarbeiter über Kalender und HERO- Auswertungen und Dashboards in Google Sheets (offene Posten, Auslastung, Umsatz)- Digitale Formulare, Vorlagen, Checklisten und Prompt-Vorlagen fürs Team erstellen und pflegen- Online-Bestellwesen für Büro- und Verbrauchsmaterial- Abläufe erkennen, die sich digitalisieren oder mit KI automatisieren lassenWas du mitbringst- Kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung im Büro- und Rechnungswesen- Hohe Digitalaffinität: Du arbeitest gern am Computer und liebst neue Tools- Sicherer Umgang mit Google Workspace (Drive, Gmail, Kalender, Docs, Sheets)- Sicherer Umgang mit KI-Tools wie Claude: gute Anweisungen, kritische Prüfung- Erfahrung mit Lexware Office und HERO von Vorteil- Interesse an Automatisierung, Prozessoptimierung und Datenauswertung- Sorgfalt, Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit Personen- und Finanzdaten- Organisationstalent, strukturiertes Arbeiten und freundliches AuftretenWas wir dir bieten- Moderne Hardware und Software für effizientes, papierloses Arbeiten- Einarbeitung und Schulungen zu neuen Tools und KI- Freiraum, neue Tools zu testen und Abläufe zu automatisieren- Junges Team, das KI als Werkzeug im Alltag nutzt- Klare Zuständigkeiten und regelmäßiges Feedback