Fleet Assistant

BUT DU POSTE :

Le Fleet Assistant appuie la gestion quotidienne de la flotte de Save the Children en veillant au respect des procédures de gestion des véhicules, au suivi administratif de la flotte, à la disponibilité de la documentation réglementaire, à la tenue des dossiers des véhicules et au suivi des mouvements. Il contribue à l'utilisation efficace, sûre et conforme des véhicules de l’organisation

ETENDUE DU POSTE :

Rapporte à : Fleet & Assets Officer

Direct Reports :

Indirect : aucun

Employés devant reporter à cette position : N/A

Direct : N/A

Responsabilités Budgétaires : Aucun

Dimensions du rôle : le poste travaille en étroite collaboration avec tous le personnel des Save the Children à Bunia

PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITE :

Stratégies

1. Gestion opérationnelle de la flotte

• Assurer le suivi quotidien des mouvements des véhicules et des affectations des chauffeurs.
• Vérifier la disponibilité et la conformité des documents des véhicules (assurance, immatriculation, contrôle technique, etc.).
• Veiller à la tenue à jour des carnets de bord et des dossiers des véhicules.
• Assurer le suivi de la consommation de carburant et signaler toute anomalie.
• Participer à la planification des mouvements en collaboration avec les départements utilisateurs.

1. Suivi de la maintenance des véhicules

• Assurer le suivi des échéances de maintenance préventive et corrective.
• Préparer les demandes d'entretien et suivre l'exécution des travaux auprès des garages et prestataires.
• Tenir à jour l'historique des réparations et interventions effectuées sur chaque véhicule.
• Signaler immédiatement tout incident, panne ou accident impliquant un véhicule de l'organisation.

1. Gestion documentaire et reporting

• Maintenir un système de classement physique et électronique des dossiers de flotte.
• Compiler les données relatives à l'utilisation des véhicules, à la consommation de carburant et aux coûts d'exploitation.
• Contribuer à la préparer les rapports hebdomadaires et mensuels de gestion de flotte.
• Veiller à la qualité et à l'exactitude des données saisies dans les systèmes de gestion de flotte.

1. Conformité et amélioration continue

• Veiller au respect des politiques et procédures de Save the Children en matière de gestion de flotte.
• Participer aux contrôles internes, inventaires et audits liés à la flotte.
• Contribuer à l'identification des risques opérationnels et au suivi des actions correctives.
• Appuyer la sensibilisation des chauffeurs aux règles de sécurité routière et à l'utilisation appropriée des véhicules.

QUALIFICATIONS

Diplôme d'État ou diplôme universitaire (Bac+3) en Logistique, Gestion, Mécanique Automobile, Administration ou domaine connexe.

EXPERIENCE ET COMPETENCES

Essentielles

• Au moins 1 à 2 ans d'expérience professionnelle en gestion de flotte, logistique, transport ou administration des véhicules (1 an pour les titulaires d'un Bac+3 et 2 ans pour les titulaires d'un Diplôme d'État).
• Bonne connaissance des principes de gestion et de suivi des véhicules.
• Bonne compréhension des procédures administratives liées à la flotte (assurances, immatriculations, contrôles techniques, maintenance).
• Maîtrise des outils informatiques de base, particulièrement Microsoft Excel et Word.
• Capacité à produire des rapports simples, précis et fiables.
• Bon sens de l'organisation et aptitude à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Capacité à travailler efficacement sous pression et dans un environnement exigeant.
• Excellentes compétences relationnelles et aptitude à travailler en équipe.
• Bonne communication orale et écrite en français.
• Sens élevé de l'intégrité, de la confidentialité et du respect des procédures.
• Disponibilité à effectuer des déplacements sur le terrain selon les besoins opérationnels.
• Engagement envers les valeurs, les principes et les politiques de sauvegarde de Save the Children.

Désirables

• Connaissances de base en mécanique automobile.
• Expérience dans une ONG internationale ou une organisation humanitaire.
• Connaissance de l'anglais.
• Expérience dans l'utilisation d'outils numériques de gestion de flotte.