Auxiliar Operativo de Estrategia Comunitaria de VIH, Nicaragua

Objetivo del puesto: Ser el apoyo operativo directo en Nicaragua para la implementación de la estrategia comunitaria de VIH, mediante la recepción y tramitación oportuna de requerimientos definidos por el Supervisor de Implementación Comunitaria y las instancias autorizadas; la obtención de cotizaciones auténticas y verificables; el soporte documental de compras, caja chica, anticipos, suministros y activos en uso del proyecto; y el seguimiento administrativo de cada trámite hasta su entrega a la instancia responsable. La planificación técnica, la determinación de necesidades y la autorización de compras, viajes y gastos permanecen en las instancias competentes. Funciones y actividades relacionadas a cada función 1. Tramitación operativa de requerimientos autorizados Recibir del Supervisor de Implementación Comunitaria los requerimientos de bienes, servicios, viajes y materiales, debidamente definidos y autorizados conforme al plan aprobado. Verificar que cada solicitud contenga especificaciones, cantidades, fechas requeridas, justificación y autorizaciones necesarias; devolver oportunamente solicitudes incompletas. Ingresar las solicitudes en los sistemas institucionales dentro de los plazos establecidos, y mantener informado al solicitante sobre su estado y cualquier riesgo de demora. Apoyar la entrega y recepción documental de suministros cuando sea requerido; la definición de rutas, destinos, fechas de viaje y prioridades de intervención corresponde al supervisor y responsables técnicos. 2. Cotizaciones auténticas y gestión de solicitudes de compra Obtener cotizaciones directamente de proveedores reales, verificando su procedencia, identidad, fecha, vigencia, especificaciones y condiciones ofertadas. Conservar evidencia trazable de la solicitud y recepción de cada cotización (correo institucional, documento emitido por el proveedor u otro medio verificable). No elaborar cotizaciones en nombre de proveedores, alterar precios o condiciones, simular competencia, fragmentar compras ni favorecer indebidamente a un oferente. Declarar oportunamente conflictos de interés reales, potenciales o aparentes y comunicar cualquier irregularidad o sospecha de cotizaciones no auténticas a Compras y a la instancia de cumplimiento correspondiente. Preparar y someter oportunamente solicitudes de compra con respaldo íntegro, sin seleccionar adjudicatarios ni aprobar compras o compromisos financieros. 3. Apoyo operativo en caja chica, anticipos y viajes Gestionar documentalmente solicitudes y entregas de anticipos o caja chica/caja menuda previamente autorizados, según el procedimiento aplicable. Realizar diligencias operativas menores autorizadas (por ejemplo, pago de servicios básicos o adquisición de suministros menores), únicamente cuando la modalidad y controles institucionales lo permitan. Recopilar comprobantes originales o válidos y presentarlos oportunamente al responsable de la liquidación, manteniendo controles auxiliares de fondos y documentos bajo su custodia. La titularidad del anticipo, autorización del gasto, aprobación de liquidaciones y revisión financiera corresponderán a las personas formalmente designadas; no aprobará sus propias transacciones. 4. Control de suministros y activos del proyecto Actualizar el registro de suministros y activos fijos en uso y bajo responsabilidad del proyecto, conforme a los permisos y procedimientos establecidos. Registrar entregas, traslados y devoluciones en Snipe-IT u otro sistema aprobado y apoyar inventarios físicos y conciliaciones. Reportar necesidades de reposición, daños o pérdida de bienes propios del proyecto a Gestión y Operaciones. No gestionar mantenimiento o reposición de equipos propiedad del MINSA salvo que exista autorización y alcance formalmente aprobado. 5. Trazabilidad documental y seguimiento de trámites Mantener expedientes completos de solicitudes, cotizaciones auténticas, aprobaciones, órdenes, entregas, anticipos y comprobantes. Dar seguimiento a trámites pendientes y alertar oportunamente al supervisor y a Gestión y Operaciones sobre faltantes o riesgos para las fechas solicitadas. Elaborar reportes periódicos de solicitudes recibidas, presentadas dentro del plazo, pendientes y observadas, distinguiendo demoras por requerimientos incompletos o por aprobaciones de otras instancias. 6. Integridad, segregación de funciones y confidencialidad Cumplir las políticas de compras, anticorrupción, conflictos de interés, gastos menores, viajes, activos y protección de información aplicables. Mantener separadas la preparación del trámite, evaluación y selección de proveedores, autorización, pago y revisión de liquidaciones. Reportar de inmediato presiones para alterar cotizaciones, irregularidades de proveedores o cualquier intento de favorecimiento. Proteger la información y recursos asignados, y mantener evidencia suficiente para revisión institucional o del donante.

Formación: Nivel medio completo, de preferencia en temas contables. Deseables estudios universitarios en Administración de Empresas, Auditoría, Logística o carrera afín. Experiencia: Preferiblemente un año en apoyo operativo, administrativo, logístico o control documental de proyectos; deseable experiencia con equipos de campo. Idiomas: Español; inglés básico deseable Conocimientos: Cotizaciones y procedimientos de compras; integridad de proveedores, conflictos de interés y prevención de fraude; caja chica y anticipos; control documental; inventarios de activos del proyecto; hojas de cálculo y herramientas institucionales. Deseable Snipe-IT. Disponibilidad: Desplazamientos locales cuando se requieran para actividades logísticas de la estrategia comunitaria.

Ubicación : Managua, Nicaragua Tipo de contratación: Contrato por proyecto con posibilidad de extensión sujeta según disponibilidad del donante. Modalidad de trabajo: Trabajo administrativo y operativo, con desplazamientos puntuales a los territorios de intervención para entrega, verificación o resguardo de materiales y equipos, cuando se requiera. Interesados ​​en la posición y que cumplan con los requisitos subir hoja de vida y enviar pretensión salarial.

La Universidad del Valle de Guatemala (UVG) es una institución de educación superior que, desde hace más de sesenta años, impulsa el desarrollo del país a través de programas académicos, de investigación y de extensión de alto impacto. Contamos con tres campus, seis facultades y un Instituto de Investigaciones, que conforman una estructura académica sólida orientada a la formación integral de profesionales y al avance del conocimiento. Nuestras facultades son: Ciencias y Humanidades, Educación, Ciencias Sociales, Ingeniería, Administración y Negocios y Colegio Universitario. En UVG creemos que el conocimiento es motor de transformación, por ello promovemos la equidad en el acceso a la educación mediante programas de becas y apoyo financiero. Nuestro equipo está integrado por docentes, investigadores, científicos y profesionales apasionados, comprometidos con la excelencia académica y el desarrollo de Guatemala. Brindamos oportunidades de crecimiento, innovación y formación continua, porque confiamos en el talento, la creatividad, el compromiso y la dedicación de nuestra comunidad. Hoy buscamos personas que deseen sumarse a compartir nuestra visión en el marco de la ética y excelencia a través de su experiencia, para entregar a Guatemala y al mundo personas ingeniosas y comprometidas.