Sekretär/in

Ihre Aufgaben º Assistenz der Leitung Selbständige und eigenverantwortliche Unterstützung der wissenschaftlichen Aufgaben der Leitung (z.B. die Unterstützung in der Ausarbeitung von Gutachten unter der Verwendung von Datenbanken, die Aufrechterhaltung der Beziehungen zu internationalen Forschungsgesellschaften Unterstützung im Projektmanagement, inklusive Antragstellung und Dokumentation, Verwaltung von Drittmitteln, Unterstützung der wissenschaftlich-translationalen Studien º Internationaler Support Organisation von Veranstaltungen (wie Symposien, Seminaren, Organisation wissenschaftlicher Kongresse) unter selbständiger und eigenverantwortlicher Verwaltung und Dokumentation der damit verbundenen Aufgaben wie Organisation der Location, Referent:innen- und Aussteller:innenmanagement, Organisation von Technik und Catering, Marketing und Kommunikation, Verwaltung von Anmeldungen, Erstellung von Kongressunterlagen, Budgetverwaltung, Buchhaltung, Nachbereitung Organisation der Aufnahme von Gästen (Observer:innen, Fellows, Visiting Scientists, etc.) in Zusammenarbeit mit dem International Affairs der MedUni Wien º Verwaltung wissenschaftlicher Projekte und klinischer Studien Administrative Verwaltung und Organisation wissenschaftlicher Projekte, Drittmittelprojekten und klinischer Studien, einschließlich der Erstellung von Projektunterlagen, laufenden Verwaltung sowie der fachgerechten Abrechnung Schnittstelle zwischen geförderten Geldgebern bzw. Pharmaunternehmen und internen Abteilungen (Kliniken, Recht und Compliance) º Buchhaltung Unterstützung bei der Bearbeitung und Kontrolle von Rechnungen sowie der Pflege der Finanzunterlagen Protokollführung, Unterstützung bei allgemeinen Sekretariatsaufgaben Alle Aufgaben sind gleichermaßen in Deutsch und Englisch zu erledigen Ihr Profil º Matura oder einschlägige Ausbildung sowie einschlägige Berufserfahrung º Einschlägige Erfahrung in den genannten Aufgabengebieten º Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, hohes Maß an Selbständigkeit und Genauigkeit º Sehr gute kommunikative Fähigkeiten in Deutsch und Englisch (Wort und Schrift) º Erfahrung in digitalen Anwendungen º Kenntnisse im Umgang mit elektronischen und wissenschaftlichen Datenbanken º Sehr gute EDV-Kenntnisse der gängigen Office-Programme º Belastbarkeit, Einsatzbereitschaft, Flexibilität Das monatliche Mindestentgelt für diese Verwendung (Uni-KV, VerwGr. IIIa) beträgt derzeit Euro 2.759,-- brutto (14x jährlich) auf Vollzeitbasis und kann sich eventuell durch die Anrechnung von entsprechenden, einschlägigen Vorerfahrungen und um sonstige mit den Besonderheiten des Arbeitsplatzes verbundene Entgeltsbestandteile erhöhen. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen und/oder chronischen Erkrankungen und laden daher besonders dazu ein. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Behindertenvertrauensperson der MedUni Wien. Die Informationen gemäß Datenschutz-Grundverordnung finden Sie unter Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen, bestehend aus Lebenslauf, Anschreiben und gegebenenfalls Zeugnisse und Zertifikate als Nachweis der gewünschten Qualifikationen. Bei reglementierten Berufen legen Sie bitte auch einen Nachweis der Berufsberechtigung bei. Bewerben Sie sich bis zum 28. Oktober 2026 über unsere Homepage: Kennzahl: 604/26 Es wird darauf hingewiesen, dass Bewerber:innen keinen Anspruch auf Abgeltung von Reisekosten in Zusammenhang mit dem Bewerbungsgespräch haben.