Senior Executive Assistant to the Founders (m/w/d)

1 Senior Executive Assistant to the Founders (m/w/d)
Wien Vollzeit ab € 80.000 brutto/Jahr

Für unseren Kunden, ein international ausgerichtetes AI-Technologieunternehmen mit Sitz in Wien, suchen wir eine erfahrene Executive Assistant (m/w/d), die zwei Founder auf höchstem professionellem Niveau im Tagesgeschäft unterstützt und als verlässliche organisatorische Schnittstelle agiert.

Ihre Aufgaben:

• Professionelle Unterstützung der beiden Founder in sämtlichen organisatorischen und administrativen Belangen
• Eigenständige Steuerung und Priorisierung von Terminen, Meetings, Reisen und laufenden To-dos
• Strukturierung und Nachverfolgung von Aufgaben, Entscheidungsbedarf und Follow-ups
• Unterstützung im E-Mail-Management sowie eigenständige Priorisierung relevanter Themen
• Vorbereitung und Organisation interner und externer Meetings
• Professionelle Kommunikation mit internationalen Geschäftspartner, Kund und weiteren Stakeholdern
• Koordination und Organisation des Wiener Office-Alltags
• Schnittstelle zu externen Dienstleister sowie Unterstützung bei ausgewählten administrativen Themen rund um die österreichische Gesellschaft
• Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Tagesgeschäft
• Aktive Nutzung moderner digitaler Tools und AI-Anwendungen zur effizienten Gestaltung von Prozessen und Arbeitsabläufen

Ihr Profil:

• Mehrjährige, idealerweise rund zehnjährige Berufserfahrung als Executive Assistant, Management Assistant oder in einer vergleichbaren Senior-Support-Funktion
• Erfahrung in der direkten Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, C-Level Executives oder Foundern
• Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie ausgezeichnete Englischkenntnisse; idealerweise Erfahrung in einem englischsprachigen, britischen oder stark international geprägten Unternehmensumfeld
• Erfahrung im Umgang mit internationalen Stakeholdern und Kunden, insbesondere aus dem US-amerikanischen Raum, von Vorteil
• Ausgeprägte Organisationsstärke und ein sehr gutes Gespür für Prioritäten sowie die Fähigkeit, auch in dynamischen und zeitkritischen Situationen souverän, strukturiert und lösungsorientiert zu agieren
• Hohe Selbstständigkeit, Eigeninitiative, Verlässlichkeit und Verantwortungsbewusstsein sowie ein professioneller und diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen
• Positive, verbindliche und wertschätzende Kommunikation, kombiniert mit Teamorientierung, Pragmatismus und einer ausgeprägten Hands-on-Mentalität
• Freude daran, komplexe Abläufe zu strukturieren, Themen proaktiv voranzutreiben und den Foundern organisatorisch den Rücken freizuhalten
• Sehr gute digitale Kompetenz, hohe Responsiveness sowie Neugier und Offenheit gegenüber neuen Technologien und AI-basierten Arbeitsweisen

Wir bieten:

• Eine verantwortungsvolle Vertrauensposition in unmittelbarer Zusammenarbeit mit zwei Foundern
• Ein internationales, technologieorientiertes Umfeld mit hoher Dynamik und professionellem Anspruch
• Ein kleines, hochqualifiziertes Team mit direkter Kommunikation und kurzen Entscheidungswegen
• Flache Hierarchien sowie ein hohes Maß an Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
• Die Möglichkeit, organisatorische Abläufe und Strukturen am Wiener Standort aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln
• Eine moderne, wertschätzende Unternehmenskultur, geprägt von Zusammenarbeit, Offenheit, Neugier und gegenseitigem Respekt
• Homeoffice nach individueller Abstimmung
• Eine langfristig ausgerichtete Position mit hoher Sichtbarkeit und unmittelbarer Nähe zu zentralen unternehmerischen Entscheidungen
• Ein Jahresbruttogehalt ab EUR 80.000, mit der Bereitschaft zur Überbezahlung abhängig von Qualifikation und einschlägiger Erfahrung

Wir uns auf Ihre Bewerbung!

Online-Bewerbung:

<https://globe.at/jobs/senior-executive-assistant-to-the-founders-m-w-d> /

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Stefanie Fialka
Walcherstraße 2A -Stock 10, Top 2 in 1020 Wien
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