Assistenz zur Unterstützung der Abteilungsleitung

About The Role

Dein neuer Job im Bereich Engineering, IT & Office
Werde jetzt Teil eines starken Teams!

Wir suchen ab sofort in Frankfurt am Main eine/n Assistenz (w/m/d) zur Unterstützung der Abteilungsleitung.

Profil

Abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor) oder abgeschlossene verwaltungs-

oder kaufmännische Ausbildung (z.B. Verwaltungsfachangestellte:r,
Bürokauffrau:mann oder Immobilenkauffrau:mann) mit langjähriger Berufserfahrung
bzw. Abschluss als Verwaltungsfach:wirtin

Erfahrung im Bereich Vorzimmer/ Assistenz oder in vergleichbarer Funktion
Erfahrung im öffentlichen Dienst ist wünschenswert
Sehr gute EDV-Kenntnisse, insbesondere der MS Office-Programme
Selbstständige, sehr sorgfältige und termingerechte Arbeitsweise
Sehr gute Koordinations- und Organisationsfähigkeit
Gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise

Aufgaben

Übernahme von Assistenztätigkeiten für die Abteilungsleitungen
E-Mail-Management für die Abteilungsleitungen
Terminkoordination- und Überwachung, Führen der Wiedervorlage, schriftliche und fernmündliche Korrespondenz, Büroorganisation
Übernahme fachbezogener Aufträge der Abteilungsleitungen
Sichtung und Aufarbeitung von Fachinformationen (Veröffentlichungen, Rechtsprechung, Stadt- und amtsinterne Veröffentlichungen)
Fertigung von Antwortentwürfen inhaltlicher Art für Anfragen, Stellungnahmen und Vorlagen an die städtischen Beschlussgremien
Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Dienstbesprechungen und Arbeitskreisen

Was wir bieten