Office Manager (m/w/d)

Deine Mission
Als Office Manager sorgst du dafür, dass unser Standort jeden Tag reibungslos funktioniert. Du hältst deinen Kolleginnen und Kollegen den Rücken frei, damit sie sich auf die Entwicklung, Fertigung und Qualifikation unserer Systeme konzentrieren können. Von der Beschaffung über die Versorgung bis zur Ordnung auf unseren Flächen liegt der tägliche Betrieb unseres Büros in deiner Hand.
In einem schnell wachsenden, technisch geprägten Umfeld baust du Standards auf, die mitwachsen: klare Abläufe für Sauberkeit und Ordnung, verlässliche Lieferanten und eine Umgebung, in der sich Team und Gäste gleichermaßen willkommen fühlen. Du arbeitest eigenständig, denkst voraus und erkennst, was gebraucht wird, bevor jemand danach fragt.
Deine Aufgaben
Beschaffung und Bestandsmanagement: Bedarfsgerechte Beschaffung von Büromitteln sowie Haushalts- und Verbrauchsmitteln des täglichen Bedarfs inkl. Bestandsüberwachung, Lieferantenauswahl sowie Bestell- und Belegabwicklung
Getränke- und Kaffeeversorgung: Koordination der gesamten Versorgung von der Bestellung über das Nachfüllen bis zur Wartung und Reinigung der Kaffeemaschinen & Wasserspender
Externe Reinigungsdienste: Zentrale Ansprechperson für unsere Dienstleister inkl. Qualitätskontrolle und Klärung von Reklamationen
Sauberkeit und Ordnung: Aufbau und Beaufsichtigung einer verbindlichen Methodik (z. B. nach 5S) für Büro-, Sozial- und Gemeinschaftsflächen inkl. Standards, regelmäßiger Rundgänge und Nachverfolgung von Maßnahmen
Empfang und Bewirtung: Betreuung von Kunden, Partnern und Bewerbenden – von der Vorbereitung der Besprechungsräume über Catering bis zur Nachbereitung
Besprechungsräume und Gemeinschaftsflächen: Ausstattung, Ordnung und Organisation der Raumbuchung
Post und Versand: Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Paketannahme sowie Koordination von Kurier- und Versanddienstleistern
Facility-Koordination: Schnittstelle zu Vermieter, Haustechnik und Handwerksbetrieben sowie Verwaltung von Schlüsseln und Zutrittsmitteln
Arbeitsplatzausstattung: Unterstützung beim Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen in Abstimmung mit HR und IT
Firmenevents: Unterstützung bei der Organisation von Team- und Firmenveranstaltungen
Dein Profil
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
Erste Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz, im Empfangsbereich, in der Hotellerie oder in einem vergleichbaren Umfeld
Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine eigenständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
Hohes Qualitäts- und Ordnungsbewusstsein gepaart mit einer echten Hands-on-Mentalität
Freundliches, souveränes Auftreten und ausgeprägte Serviceorientierung im Umgang mit Gästen und Team
Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools
Zuverlässigkeit, Diskretion und ein gutes Gespür für Prioritäten
Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
Von Vorteil
Erfahrung mit Ordnungs- und Sauberkeitsmethoden wie 5S
Erfahrung in der Steuerung externer Dienstleister
Erfahrung in einem produzierenden oder technischen Umfeld
Führerschein Klasse B
Wir bieten
Sofortiger und flexibler Start
Unbefristete Vollzeitstelle (40 h/Woche)
Attraktive Kompensation
30 Tage Urlaub und flexible Arbeitszeiten
Bike-Leasing, Jobticket und EGYM Wellpass
Freie Getränke, Firmenevents und Weiterbildungsmöglichkeiten