Coordinateu de bureau H/F/X

Votre contribution En tant que Coordinateur·rice de bureau, vous assurerez la gestion du bureau et des installations et apporterez un soutien à nos événements internes. Vous gérerez et achèterez les fournitures de bureau conformément au budget, superviserez la mise en œuvre de nos politiques de bureau et gérerez nos archives numériques et physiques. Vous serez également l'interlocuteur·rice du gestionnaire de l'immeuble et veillerez à ce que notre bureau soit un espace sûr et accueillant pour nos collègues et nos invité·es externes. Vous fournirez un soutien logistique à nos événements internes, superviserez l'espace de bureau pendant les événements et soutiendrez l'organisation de pots de départ et d'autres événements sociaux. Ce rôle offre des possibilités d'évolution, tant professionnelle que personnelle. Vous travaillerez en étroite collaboration avec la Head of HR and Admin, à qui vous reporterez, ainsi qu'avec le·la conseiller·ère en prévention, l'Events Manager, les collègues de l'équipe Finance et, bien entendu, l'ensemble de l'équipe du EEB. Ce que vous ferez concrètement Gestion du bureau (20 %) : gérer et acheter les fournitures de bureau conformément aux procédures internes du EEB ; gérer le budget du bureau et approuver les factures pertinentes ; gérer les contrats liés à la gestion du bureau ; gérer les archives numériques et physiques du EEB et assurer des nettoyages réguliers ; maintenir la stratégie du bureau et les politiques pertinentes, et en superviser la mise en œuvre. Gestion des installations (20 %) : être la personne de contact pour toutes les questions liées aux installations ; assurer la liaison avec la gestion de l'immeuble ; suivre les problèmes au bureau, assurer le suivi avec les technicien·nes et veiller à des solutions rapides ; s'assurer que les équipements, y compris la cuisine et les espaces de travail, sont en bon état et fonctionnels ; veiller à la réalisation des inspections récurrentes nécessaires à la conformité légale ; assurer l'entretien de la terrasse. Soutien aux événements (5 %) : fournir un soutien logistique aux événements internes ; superviser l'espace de bureau pendant les événements ; soutenir les pots de départ, les apéritifs du personnel et autres événements sociaux. Vous êtes un·e professionnel·le expérimenté·e qui aime combiner de solides connaissances techniques avec une approche centrée sur l'humain. Idéalement, vous disposez d'au moins cinq ans d'expérience pertinente en gestion de bureau et des installations. Solides compétences organisationnelles et grand souci du détail. Expérience en gestion de budgets et respect des règles financières. Expérience en gestion de bureau et en gestion des installations. Compétences en communication pour assurer le suivi et négocier des solutions. Capacité à prioriser plusieurs tâches et à travailler de manière autonome. Capacité à initier et coordonner des projets spécifiques. Excellentes compétences de communication orale et écrite en anglais et en français. Atouts Expérience dans le secteur non lucratif. Vous vous souciez de l'environnement et adhérez aux valeurs du EEB. Un contrat permanent à temps partiel à 50 % ETP, soit 19 heures par semaine. Une organisation engagée en faveur de ses valeurs de démocratie, équité, respect, intégrité et durabilité, ainsi qu'une équipe engagée, solidaire et conviviale de plus de 70 personnes. Un espace de travail agréable au cœur du quartier européen et une culture organisationnelle saine. Possibilité de télétravailler deux jours par semaine et depuis un autre pays de l'UE jusqu'à six semaines par an. Horaires flexibles avec un système transparent de temps flottant. Un salaire mensuel brut à partir de 1 678,50 EUR pour un contrat à 50 %, avec une rémunération plus élevée selon le niveau d'expérience. Divers avantages financiers, notamment pécule de vacances, 13e mois, régime de pension généreux, chèques-repas, indemnité de télétravail, allocation de transport, assurance voyage et abonnement téléphonique. Formations de qualité, apprentissage entre pairs et partage de compétences. En plus des 20 jours de congé légal, nous offrons des jours de congé extralégaux, pour un total de 32 jours de congé payé, ainsi que des congés d'ancienneté et des congés pour raisons impérieuses.