Office Manager (Contract)

Position Overview

The Office Manager is responsible for overseeing daily office operations, maintaining efficient business workflows, and managing executive support. This role plays a key part in enabling employees and leadership to focus on core responsibilities by managing administrative, operational, financial support, and facility-related functions with strong compliance integrity.

Key Responsibilities

Office & Facilities Management

• Oversee daily office operations and administrative functions
• Manage office supplies, equipment, and vendor relationships
• Coordinate maintenance, repairs, and facility improvements
• Ensure workplace safety and compliance with company policies
• Manage office space planning and seating arrangements
• Support front-desk reception duties on a tri-weekly rotation (once every 3 weeks)
• Support CCTV management and outsourced IT service administrative workflows
• 일상적인 사무실 운영 및 행정 업무 총괄
• 사무용품 및 장비 관리, 협력업체(벤더) 관리
• 시설 유지보수, 수리 및 환경 개선 업무 조율
• 회사 정책에 따른 안전 관리 및 규정 준수 확보
• 사무공간 기획 및 좌석 배치 관리
• 리셉션 데스크 업무 지원 (3주 1회 로테이션)
• CCTV, IT위탁관련 업무 지원

Administrative & Operational Support

• Maintain contracts, documentation, and company records
• Support expense tracking and invoice processing
• Manage company assets and inventory
• Coordinate mail, courier, and shipping services
• Assist in corporate governance workflows, including director/auditor registration updates
• Support statutory reporting and public disclosure procedures
• Assist with Board of Directors and Annual General Meeting (AGM) logistics and administration
• 계약서, 각종 문서 및 사내 주요 기록 관리
• 비용 정산 관리 및 인보이스 처리 지원
• 회사 자산 및 재고 관리
• 우편, 택배 및 배송 서비스 관리
• 이사/감사 중임 및 변경 등 법인 등기 관련 업무 지원
• 법상 보고사항에 대한 보고 및 공시 업무 지원
• 이사회 및 주주총회 업무 지원

HR, Employee & Compliance Support

• Support onboarding processes (workspace setup, equipment, system access)
• Assist with employee engagement activities and internal events
• Support benefits administration and HR documentation
• Facilitate internal communication and cross-department coordination
• Manage tracking and administrative compliance for certified professionals
• 온보딩 지원 (업무 공간 세팅, 장비 지급, 시스템 접근 권한 설정 등)
• 임직원 참여 프로그램 및 사내 행사 지원
• 복리후생 관리 및 HR 관련 문서 업무 지원
• 사내 커뮤니케이션 및 부서 간 협업 조율
• 자산운용전문인력, 부동산개발전문인력 관리

Executive & Business Support

• Provide administrative support to leadership, including the Compliance Officer, when needed
• Coordinate meetings, schedules, and conference room management
• Assist with internal notices, company-wide initiatives, and special projects
• 필요 시 경영진(준법감시인 포함) 대상 행정 지원
• 회의 일정 조율 및 회의실 관리
• 공지 작성 및 기타 수시 프로젝트 지원
• 2+ years of experience in office administration or related roles
• Strong organizational and multitasking skills
• Excellent written and verbal communication skills
• Proficiency in Microsoft Office
• High level of reliability, discretion, and attention to detail
• 오피스 운영 또는 유관 업무 경력 2년 이상
• 우수한 조직 관리 및 멀티태스킹 능력
• 뛰어난 문서 작성 및 커뮤니케이션 역량
• Microsoft Office 활용 능력
• 높은 책임감, 신뢰성 및 세밀한 업무 처리 능력

Preferred

• Experience in financial services, asset management, or REITs industry
• Prior experience supporting corporate governance or regulatory compliance administration
• 금융, 자산운용사 또는 리츠 업계 유관 경력 보유자
• 기업 지배구조 또는 컴플라이언스 행정 지원 경험자