Guadalajara at Expeditors — Guadalajara, Mexico

About The Role

Alcance de la Posición

Coordinar una operación productiva y eficiente asegurando el máximo nivel de atención al cliente, cumpliendo con todas las regulaciones y leyes vigentes, los procedimientos y las políticas corporativas, así como el desarrollo de los integrantes del equipo.

Principales Tareas y Responsabilidades

 
Obligaciones y Responsabilidades

     Entender todos los aspectos de los servicios de la operación aduanal que se otorga a nuestros clientes.
     Asegurase de que todos los Customer SOP estén al corriente y en caso contrario coordinar esfuerzos con el Customer Service para su actualización.
     Cerciorarse que se sigan puntualmente todos los Customer SOP, Manuales de OPS, Políticas y Procedimientos locales, a través de auditorías periódicas, de manera recurrente y aleatorias.
     Ejecutar procesos de Transición de nuevas cuentas asegurando la estabilización de estas. Con ayuda del Gerente de Operaciones asignar al Ejecutivo de Pedimentos que llevará la cuenta y coordinar la transición y tareas operativas desde el primer embarque.
      En conjunto con el Team Lead, fungir como respaldo en ausencia de algún miembro del equipo, de ser necesario ejecutar la operación.
      Llevar juntas semanales en individual con cada integrante del equipo para revisión del desempeño desde el PDC (One on One), asegurando que la herramienta sea utilizada de forma correcta.
      Asegurarse de que todos los miembros del equipo cumplan con las métricas de desempeño del departamento KPI´s.
      Identificar la causa raíz de los problemas y asegurarse que se tomen acciones correctivas para evitar la reincidencia.
     Sugerir mejoras, automatizaciones o monitores como sea necesario, así como asegurarse de que las ideas de mejora dentro del equipo sean escuchadas, utilizando los espacios o foros que mejor convengan y canalizándolos con el Gerente de Operaciones/Gerente de Producto o los recursos asignados por la compañía para dicho fin.
     Llevar la minuta de las Juntas Operativas y enviarla al Gerente de Operaciones/Gerente de Producto.
Corroborar que los documentos, es decir tanto la Factura, como el conocimiento de embarque, carta de instrucciones y demás documentos que se requieran para el cumplimiento de las regulaciones y restricciones no arancelarias se vean reflejadas en el documento oficial por parte de la autoridad (Pedimento) para el despacho de las mercancías.
    El cumplimiento de las regulaciones, leyes y restricciones gubernamentales vigentes en Materia Aduanera y de Comercio Exterior para todos los embarques, asegurándose que todos los documentos necesarios (fiscales, comerciales y todo otro documento que aplique) cumplan con lo requerido legalmente.
    Soporte al equipo comercial en lo referente a consultas, asesorías en la materia.
   Estar al pendiente de las actualizaciones en materia de comercio exterior, en el sitio del Diario Oficial de la Federación y las Secretarias correspondientes.
No impacto al ingreso o penalización de pagos por errores. (rectificaciones o multas que no puedan cobrarse al cliente, etc.). Lo que aplique.
     Ser proactivo, adelantándose a las necesidades del cliente. Asegurarse de notificar de manera veraz y oportuna a CSR y al equipo correspondiente en caso de ser necesario de cualquier retraso o toma de decisión que pudiera traer afectación al embarque en cuestión o al mismo cliente.
     Siga las pautas y estándares de comunicación.
     Realizar cambios al pedimento cuando así se requiera.
     Ejecutar la validación y el pago del pedimento cuando así se requiera.

 
Cumplimiento de Procedimientos Locales y de Aduana

Seguir todos los procedimientos señalados por la Aduana Mexicana, Manuales de O.P.S y Procedimientos Locales.
Conocer, entender y cumplir con las métricas de desempeño del departamento KPI´s.
Seguimiento a todas las políticas y procedimientos.
Administración del sistema de Captura de pedimentos, en lo referente a accesos de usuarios, perfiles de clientes, catálogos, manifestaciones de valor y restricciones, de manera que dicha administración refleje exactitud, integridad y estandarización de datos en la documentación que se genere.
Asegurar el cumplimiento con todas las regulaciones, leyes y restricciones gubernamentales vigentes.

Actividades Administrativas

Asegurar los mecanismos de comunicación eficiente u oportuna entre el equipo de Servicio a Clientes y los de Operación en Puerto, Cumplimiento Aduanero, Facturación y Pedimentos.
Administración de personal (Vacaciones, Asistencia, Incidencias, etc).
Hacer seguimiento diario del “Dashboard” para asignar cargas de trabajo y asegurar la fluidez de la operación.
Mejorar continuamente la efectividad y eficiencia de los procesos operativos actuales.
Atención física a visitas de clientes, proveedores, personal de otras oficinas, etc.
Soporte y apoyo al equipo de ventas y al gerente en el desarrollo de nuevos negocios.

 
Desarrollo y Formación Personal

Mantenerse siempre actualizado en materia de regulaciones y leyes aplicables al despacho aduanal.
    Ser buen mentor teniendo una preocupación e interés real y honesto en el desarrollo profesional de todos los Integrantes de su equipo. A su vez mejorar habilidades de supervisión a través de conversaciones con su Gerente.
Cumplir con el requisito mínimo de capacitación de 52 horas al año.
Entender todas las categorías de District Excellence.
Adaptarse a cambios y procedimientos nuevos.
Preparar y conducir en forma regular sesiones de capacitación para su personal.  Los temas puedes ser relativos, mas no limitativos, a:
Problemas operativos repetitivos
Retos y situación actual del puerto/aeropuerto
Cambios y modificaciones a las leyes aplicables en materia aduanera
Problemas descubiertos a través de auditorías a procesos
Cambios y mejoras a procesos operativos

 
Apoyo a oficina en General

Participar activamente en las juntas de operación.
Apoyar las iniciativas de la compañía y del departamento.
Mantener una visión de mejora continua que permita identificar áreas de oportunidad.

 
Apariencia del Departamento

Mantener el área de trabajo ordenada, limpia, organizada y profesional.
Contestar el teléfono con oportunidad conforme con la etiqueta de la empresa.
Mantener una vestimenta profesional de acuerdo al código de vestimenta en todo momento.

Cualquiera otro requerido por las funciones del trabajo, según le requiera su gerente y que pudieran o no estar listadas en este documento.

Requerimientos – Habilidades, Experiencia y Educación

Licenciatura en Comercio Exterior o carreras a fin.
Experiencia en actividades de Cumplimiento Aduanero / Glosa & Pedimentos (Mínimo 5 años)
Habilidades de servicio a clientes demostrados y facilidad para las relaciones interpersonales comprobada.
Desarrollada habilidad de escritura de negocio y de comunicación oral.
Dominio de herramientas de trabajo en oficina.
Excelente actitud.
Conocimiento de Ley Aduanera y regímenes aduaneros.
Conocimiento en Reglas Generales de Comercio Exterior y Regulaciones y Restricciones no Arancelarias.
Conocimiento en tramitología ante dependencias gubernamentales y Secretarías.                  (SAT, VUCEM, SAGARPA, SEMARNAT, SENASICA, PROFEPA, COFEPRIS, SEDENA, etc.)
Conocimiento en Tratados Internacionales, aplicación de preferencias arancelarias, y programas de fomento al comercio exterior.
Habilidades en el manejo de personal.
Nivel de inglés aceptable, hablado y escrito 90%.
Conocimientos y habilidades de cómputo.
Habilidades Analíticas y resolución de problemas.