Asistente Administrativo/a – Gestión General

Resumen de Puesto

Coordina documentación y administra información relacionada con funciones de soporte administrativo para un equipo, departamento o unidad de negocio, asegurando la correcta gestión de registros, procesos y requerimientos internos.

Responsabilidades Principales

• Brindar soporte administrativo mediante investigaciones, preparación de reportes estadísticos y atención de solicitudes de información rutinarias.
• Recopilar, compilar y verificar información, ingresándola con precisión en reportes, presentaciones, formularios, bases de datos y hojas de cálculo.
• Colaborar en la recolección de datos, carga de información y generación de reportes relacionados con las actividades del área.
• Apoyar funciones administrativas como preparación de correspondencia, recepción de visitas, coordinación de llamadas y organización de reuniones.
• Responder o derivar consultas rutinarias de clientes internos y externos sobre la organización, sus actividades o procesos.
• Preparar documentación para pagos a proveedores y terceros, realizar solicitudes de pago en los sistemas correspondientes y responder consultas relacionadas con cuentas por pagar.
• Documentar y mantener actualizadas las políticas y procedimientos del área.
• Participar en proyectos e iniciativas de mejora continua del departamento.
• Ejecutar otras tareas administrativas de acuerdo con los procedimientos establecidos por la organización.

Competencias

• Orientación a la Acción
• Asume nuevos desafíos y oportunidades con energía, entusiasmo y sentido de urgencia.
• Comunicación Efectiva
• Desarrolla y transmite comunicaciones claras adaptadas a diferentes audiencias.
• Orientación al Cliente
• Construye relaciones sólidas y ofrece soluciones centradas en las necesidades del cliente.

Responsabilidad

• Cumple compromisos y promueve la rendición de cuentas.
• Planificación y Orientación
• Prioriza actividades y recursos para alcanzar los objetivos establecidos.
• Análisis de Datos
• Interpreta información cualitativa y cuantitativa para generar conclusiones y apoyar la toma de decisiones basadas en datos.
• Comunicación y Visualización de datos
• Presenta información mediante reportes, tableros e indicadores que facilitan la comprensión de problemas, causas y oportunidades de mejora.
• Valora las Diferencias
• Reconoce y aprovecha el valor de diferentes perspectivas y culturas dentro de la organización.
• Eduación y Licencias

• Título secundario completo o equivalente.
• Se valorará formación técnica o administrativa complementaria

Experiencia

• Experiencia previa en tareas administrativas.
• Conocimientos intermedios adquiridos mediante estudios, capacitación o experiencia laboral.

Responsabilidades Adicionales

• Coordinar las actividades administrativas de la sucursal y brindar soporte a los requerimientos operativos en conjunto con el Líder de Sucursal y el Líder de Servicio.
• Mantener registros operativos y documentación actualizada, asegurando archivos digitales completos y el cumplimiento de procedimientos internos, requisitos de clientes y estándares de auditoría.
• Gestionar documentación de contratistas y clientes, incluyendo inducciones, certificaciones, credenciales y requisitos de acceso a sitios.
• Coordinar recursos operativos y administrativos de la sucursal, incluyendo alquileres de vehículos, oficinas, contenedores y equipos.
• Administrar el inventario y distribución de elementos de protección personal (EPP), ropa de trabajo, insumos de oficina, consumibles y materiales indirectos, garantizando su disponibilidad y trazabilidad.
• Generar y dar seguimiento a solicitudes de compra indirectas para servicios y necesidades operativas, tales como alimentación, mantenimiento de instalaciones, limpieza, seguridad, servicios públicos y permisos regulatorios.

Requisitos Deseables

• Experiencia previa en empresas multinacionales brindando soporte a operaciones de la industria de Oil & Gas.
• Experiencia utilizando sistemas ERP, plataformas de compras y sistemas de gestión documental.
• Conocimiento en administración de contratistas, requisitos de acceso a sitios industriales y procesos de Salud, Seguridad y Medio Ambiente (HSE).
• Nivel de inglés intermedio.