Archivist Officer

PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITE

• Lire et comprendre Clairement le manuel Financier, Admin/RH et Logistique qui serviront de base à l’archivage de la base
• Coordonner avec l’équipe en charge la revue des archives physiques de la base, les catégoriser par département, importance et dates.
• Identifier les documents physiques à archiver et ceux à détruire.
• Coordonner la procédure de destruction des documents physiques
• Comprendre le fonctionnement et la structure du système centralisé d’archivage électronique.
• Participer au déploiement du système d’archivage au niveau de la base selon les normes de la Finance, des Admin/RH et de la logistique.
• Etant responsable de l’archivage électronique, il devra coordonner la numérisation des dossiers de la finance, des admin/RH ainsi que de la logistique suivant le système centralisé d’archivage électronique
• Procéder à la numérisation des dossiers physiques et s’assurer qu’un rapport quotidien sur le progrès est envoyé au line manager et au matrix manager
• Faire un rapport sur les points à améliorer et documenter la procédure d’archivage électronique une fois que le système sera déployée au niveau de la base.
• Devra travailler en étroite collaboration avec son line manager ou tout autre agent de la Finance, des admin/RH ou de la logistique pour recevoir et valider les nouveaux dossiers qui seront prêts pour l’archivage