Coördinator Transport, Personeel & Materieel (m/v/x)

Jouw rol
Als Coördinator Transport, Personeel & Materieel vorm je een belangrijke schakel tussen de chauffeurs, arbeiders, werfleiders, technische directie en administratie.
Je houdt het overzicht over de dagelijkse transportplanning, volgt de personeelsregistraties op en zorgt ervoor dat gegevens over voertuigen, materialen en magazijn correct worden bijgehouden.
Geen twee dagen zijn volledig hetzelfde. Een planning kan wijzigen, een werf heeft onverwacht materiaal nodig of een administratief dossier moet dringend in orde worden gebracht. Jij schakelt vlot, communiceert duidelijk en bewaart ook op drukke momenten het overzicht.

Transport en dispatch
Je organiseert en volgt het interne en externe vervoer op voor de verschillende werven en klanten.
Concreet betekent dit dat je:
De dagelijkse planning verzorgt voor een team van zes chauffeurs

Het vervoer organiseert in functie van de werven en opdrachten voor externe klanten

De transportplanning afstemt met werfleiders en de technische directie

Contact onderhoudt met externe transporteurs en duidelijke afspraken maakt over planning, uitvoering en administratie

Vrachtdocumenten opstelt en controleert

Vergunningen voor uitzonderlijk vervoer aanvraagt en opvolgt

Boordapparatuur en kilometerheffing beheert via Satellic

Voertuigen administratief in- en uitschrijft voor de verkeersbelasting

Bestuurderskaarten aanvraagt, opvolgt en uitleest via Digitach

Grondbanklijsten en transportgegevens correct bijhoudt

Op vraag transportstatistieken en overzichten opstelt

Dagrapporten verwerkt voor de interne doorrekening van transportkosten

Facturatiebonnen voor externe klanten voorbereidt

De pompinstallatie en het dieselverbruik administratief opvolgt en intern doorrekent

Personeelsadministratie
Voor de chauffeurs en arbeiders ben jij een toegankelijk en praktisch aanspreekpunt. Je zorgt ervoor dat prestaties en personeelsgegevens correct geregistreerd en opgevolgd worden.
Je staat onder meer in voor:
De controle en verwerking van dagrapporten van chauffeurs, arbeiders en werven via Geo en Centric

Het beantwoorden en opvolgen van praktische vragen van chauffeurs en arbeiders

De aanvraag en opvolging van economische werkloosheid en weerverlet

Het actueel houden van de personeelsdossiers

De controle van de registraties voor Check In At Work

Het uitvoeren van bijkomende registraties via de portaalsite van de sociale zekerheid

Het correct toerekenen van de uren van de werfleiding aan de verschillende werven

Een goede administratieve afstemming met de interne en externe partners

Materiaal-, magazijn- en wagenparkbeheer
Ook voor het materiaal, het magazijn en het wagenpark zorg je voor een correcte administratieve opvolging.
Je bent verantwoordelijk voor:
Het actueel houden van materiaallijsten en de aanleg van materiaaldossiers

De registratie en opvolging van materiaalbewegingen tussen magazijn en werven

Het beheren van de artikellijsten van het magazijn

Het toerekenen van magazijnkosten aan de juiste werven

Het administratief opvolgen van het wagenpark

Het bijhouden van smeerlijsten, onderhoudsbeurten en technische keuringen

Het bewaken van belangrijke vervaldata en tijdig ondernemen van actie

Administratieve ondersteuning
Tot slot zorg je ervoor dat de documenten achter de operationele werking correct verwerkt en teruggevonden worden.
Je controleert, verwerkt en klasseert onder meer:
Leveringsbonnen voor de facturatie

Leveringsbonnen van klanten en werven

Weegbonnen en andere transport- en werfdocumenten

Administratieve bewijsstukken die nodig zijn voor een correcte interne of externe doorrekening
Wie zoeken we?
We zoeken vooral een sterke organisator die houdt van variatie, verantwoordelijkheid en rechtstreeks contact met mensen.
Je herkent jezelf hierin:

Je hebt ervaring binnen transportplanning, dispatch, werfadministratie, personeelsadministratie of een vergelijkbare operationele functie
Ervaring binnen de bouw-, transport- of logistieke sector is een sterke troef
Je kunt verschillende planningen, dossiers en deadlines tegelijk opvolgen zonder het overzicht te verliezen
Je werkt nauwkeurig en begrijpt dat een correcte registratie belangrijk is voor lonen, facturatie en werfopvolging
Je communiceert vlot en duidelijk met chauffeurs, arbeiders, werfleiders, leveranciers en externe transporteurs
Je durft afspraken te maken, mensen aan te spreken en ontbrekende informatie op te vragen
Wanneer een planning onverwacht verandert, denk je snel in oplossingen
Je bent praktisch ingesteld en wacht niet af wanneer je zelf actie kunt ondernemen
Je werkt vlot met digitale toepassingen en hebt een goede kennis van Excel
Ervaring met Geo, Centric, Pionira, Digitach, Satellic of de portaalsites van de sociale zekerheid is mooi meegenomen, maar geen absolute vereiste
Je spreekt en schrijft vlot Nederlands
Je voelt je thuis in een familiale kmo met korte communicatielijnen en een directe, no-nonsensecultuur
Een specifiek diploma is voor ons minder belangrijk dan jouw ervaring, organisatietalent en zin om deze brede verantwoordelijkheid vast te pakken.