Assistante administrative comptable (m/f)

Description des tâches

•  Gestion documentaire & administratif
• o Réception, tri et traitement du courrier interne et externe
• o Rédaction et mise en forme de documents administratifs : lettres de mission, contrats, notes internes, etc…
• o Classement, archivage et tenue à jour des dossiers clients
• o Mise à jour et suivi des informations dans le CRM
•  Support aux équipes comptables et juridiques
• o Coordination avec les équipes opérationnelles pour le suivi des dossiers
• o Interface entre les collaborateurs, les clients et les fonctions de support
•  Support administratif payroll
• o Mise sous pli et envoi des documents payroll aux clients (fiches de paie, certificats, courriers administratifs)
• o Consultation hebdomadaire sur le portail <MyGuichet.lu> afin de vérifier la mise à disposition des fiches de retenue d'impôt des salaires
• o Signalement au service payroll de toute modification ou absence de fiche de retenue
• o Assistance administrative ponctuelle au service payroll (préparation de documents, suivi des demandes, etc…)
•  Conformité et suivi opérationnel
• o Suivi administratif des dossiers KYC des clients
• o Identification et suivi des pièces manquantes ou expirées (ex : pièce d'identité périmée, justificatif de domicile, déclaration bénéficiaire effectif, etc…)
• o Relances régulières auprès des clients pour mise à jour des documents dans le respect des exigences AML
• o Coordination avec le département compliance / sociétés commerciales pour assurer la complétude des dossiers
•  Suivi facturation
• o Suivi administratif de l'émission des factures clients en coordination avec le service facturation
• o Relance sur les dossiers en attente de facturation
• o Interface avec les équipes opérationnelles pour s'assurer de la bonne transmission des informations nécessaires à la facturation
• o Suivi des statuts de facturation et reporting périodique au Head of Accounting Department
• Contraintes: Extrait de casier judiciaire exigé en cas d'embauche