Executive Assistant Direktionssekretariat (m/w/d)

Im Mittelpunkt unseres Handelns steht Ihre Zufriedenheit.

Die Herrmann GmbH Office + IT Service ist seit über 30 Jahren auf die
Vermittlung und Überlassung von Fach- und Führungskräften aus dem
kaufmännischen und IT-Bereich spezialisiert.

Nutzen auch Sie unsere hervorragenden Kontakte zu Konzernen und
renommierten mittelständischen Unternehmen. Wir garantieren Ihnen
eine kompetente und persönliche Betreuung sowie attraktive
Konditionen in unserem Hause.

UNSER KUNDE

Unser Kunde zählt zu den bedeutendsten Forschungs- und
Technologieeinrichtungen Deutschlands und entwickelt innovative
Lösungen für die Herausforderungen von morgen. Am Standort Bonn
entstehen in interdisziplinären Teams anspruchsvolle Projekte und
zukunftsweisende Lösungen in verschiedenen wissenschaftlichen und
technologischen Bereichen.

Seit vielen Jahren unterstützen wir unseren Kunden erfolgreich bei
der Überlassung und Vermittlung qualifizierter Fachkräfte. Es
erwartet Sie ein modernes Arbeitsumfeld mit innovativen Technologien,
spannenden Aufgaben und langfristigen beruflichen Perspektiven in
einer international anerkannten Forschungseinrichtung.

WIR BIETEN IHNEN

• Einsatz bei einer der führenden Forschungs- und

Technologieeinrichtungen Deutschlands in einem internationalen und
innovativen Arbeitsumfeld

• Flexible Arbeitsgestaltung mit der Möglichkeit zum mobilen

Arbeiten nach Absprache bei mindestens drei Präsenztagen pro Woche am
Standort Bonn-Oberkassel

• Geregelte Arbeitszeiten von Montag bis Freitag in der Regel von

08:00 Uhr bis 16:00 Uhr bei einer 39-Stunden-Woche

• Vergütung nach Entgeltgruppe EG 8 TVöD-Bund
• Spannende und abwechslungsreiche Aufgaben im internationalen Umfeld

einer renommierten Forschungs- und Technologieeinrichtung

• Persönliche Betreuung durch feste Ansprechpartner sowie

individuelle Unterstützung während des gesamten Einsatzes

• Bis zu 30 Urlaubstage pro Jahr sowie die Möglichkeit zur

Urlaubsnahme bereits während der Probezeit

• Exklusive Mitarbeitervorteile über Corporate-Benefits mit

Vergünstigungen bei zahlreichen namhaften Marken und Onlineshops

• Prämien im Rahmen unseres Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programms

IHRE AUFGABEN

• Eigenständige Organisation des Direktionssekretariats sowie

administrative und organisatorische Unterstützung des Direktors im
Tagesgeschäft

• Koordination des Termin- und Kalendermanagements einschließlich

Abstimmung interner und externer Termine in deutscher und englischer
Sprache

• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Besprechungen,

Tagungen und Videokonferenzen einschließlich Zusammenstellung der
erforderlichen Unterlagen

• Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Berichten und

weiteren Unterlagen sowie Aufbereitung von Informationen aus
verschiedenen Fachbereichen

• Bearbeitung der deutsch- und englischsprachigen Korrespondenz sowie

Überwachung von Vorgängen, Wiedervorlagen und Fristen

• Kommunikation mit internen Fachbereichen sowie externen

Ansprechpartnern aus Wissenschaft, Wirtschaft, Behörden und
internationalen Organisationen

• Planung und Organisation von In- und Auslandsdienstreisen

einschließlich Vorbereitung der Reiseunterlagen und
Reisekostenabrechnung

• Empfang und Betreuung nationaler und internationaler Gäste sowie

Organisation der damit verbundenen Abläufe

• Unterstützung bei der Budgetverwaltung, Bearbeitung von

Bestellungen und Reiseanträgen sowie Pflege von Akten, Dateien und
digitalen Vorgängen

• Koordination eingehender Bewerbungen sowie Organisation von

Vorstellungsgesprächen

IHR PROFIL

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, beispielsweise als

Kauffrau für Büromanagement (m/w/d), Europasekretärin (m/w/d),
Fremdsprachenkorrespondentin (m/w/d) oder eine vergleichbare
Qualifikation

• Einschlägige Berufserfahrung, idealerweise als

Direktionsassistentin (m/w/d), Geschäftsführungssekretärin (m/w/d),
Executive Assistant (m/w/d) oder in einer vergleichbaren
anspruchsvollen kaufmännischen Assistenzfunktion

• Fundierte Erfahrung in der eigenständigen Organisation eines

Sekretariats oder Assistenzbereichs einschließlich Terminmanagement,
Korrespondenz sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und
Geschäftsreisen

• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen,

insbesondere bei der professionellen Erstellung und Bearbeitung von
Präsentationen, Dokumenten und Korrespondenz

• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse

in Wort und Schrift für die regelmäßige Kommunikation mit
nationalen und internationalen Ansprechpartnern

• Sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen sowie

Sicherheit bei der Erstellung, Bearbeitung und redaktionellen Prüfung
anspruchsvoller Unterlagen

• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine selbstständige,

strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise mit einem sicheren
Gespür für Prioritäten und Fristen

• Diskretion, Verschwiegenheit und Verantwortungsbewusstsein im

Umgang mit vertraulichen Informationen und sensiblen Vorgängen

• Souveränes, verbindliches und freundliches Auftreten sowie

ausgeprägte Kommunikationsstärke im Kontakt mit internen und
externen Ansprechpartnern

• Teamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit auch bei

wechselnden Anforderungen und einem anspruchsvollen Termin- und
Aufgabenaufkommen

IN NUR 2 MINUTEN ZU IHREM NEUEN JOB:

Nutzen Sie unser Online-Formular und laden Ihre vollständigen
Bewerbungsunterlagen (gerne inklusive aussagekräftigen Lebenslauf,
Zeugnisse, Zertifikate, etc.) einfach hoch – ein Anschreiben ist
nicht erforderlich.

Für Fragen stehen Ihnen Ihre persönlichen Ansprechpartnerinnen und
Ansprechpartner in unserem Hause gerne vorab zur Verfügung.

Wir freuen uns auf Sie!

WICHTIGER HINWEIS

Zur Ausübung der Tätigkeit ist eine Arbeitserlaubnis für
Deutschland zwingend erforderlich. Wir bitten höflich um
Verständnis, andernfalls Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen zu
können.

A work permit for Germany is manda