Kantselei spetsialist

• Tööülesanded: Jõelähtme Vallavalitsus otsib oma kollektiivi KANTSELEI SPETSIALISTI
• Sinu peamised tööülesanded on: vallavalitsuse tehniline teenindamine ning dokumentatsiooni ettevalmistamine, süstematiseerimine ja säilitamine.

Kantselei spetsialisti teenistuskohutused on

-telefonikõnede vastuvõtmine ja vajadusel suunamine;

-vallavalitsusele ja volikogule saadetud posti vastuvõtmine, dokumentide registreerimine ja vastavale ametnikule suunamine;

-volikogu ja vallavalitsuse õigusaktide ning istungite ja volikogu komisjonide protokollide registreerimine ja vastavale ametnikule suunamine, vajadusel protokollidest, õigusaktidest väljavõtete koostamine;

-volikogu istungil vastu võetud otsuste alusel koostatud kirja ettevalmistamine volikogu esimehele digitaalseks allkirjastamiseks, kirja registreerimine ja edastamine adressaatidele;

-hauaplatsi kasutuslepingute registreerimine ja edastamine platsi kasutajale;

-valla teenistujate abistamine dokumentide paljundamisel ja vajadusel kodanikele paljunduse ja faksi teenuse osutamine;

-kätekuivatus seadmetele, joogivee ja kohviautomaadile vajalike kaupade tellimine ning nende esmase hoolduse ja korrashoiu tagamine;

-vallavalitsuse külaliste ja ametlike delegatsioonide vastuvõtu korraldamine;

-vallavanema juures toimuvate nõupidamiste ning kohtumiste ettevalmistamine;

-vallavalitsuse dokumentide loetelu (liigitusskeemi), asjaajamiskorra, sisekorraeeskirjade ja muu töökorraldusliku dokumentatsiooni koostamine ja vajadusel muudatusettepanekute tegemine;

-vallavalitsuse ja volikogu dokumentide arhiveerimiseks ettevalmistamine ja arhiveerimine vastavalt arhiivinõuetele, arhiiviga seotud aruandluse koostamine ning vajadusel arhiividokumentidest ärakirjade koostamine;

-säilitamisele mittekuuluvate ja säilitusaja ületanud dokumentide hävitamise korraldamine vastavalt arhiivieeskirjale;

-valla hallatavate asutuste juhendamine arhiivi korrastamise ja säilitamise küsimustes;

-rahvastikuregistri kannete ja vastavate aruannete, päringute teostamine;

-vajalike majapidamis- ja kantseleitarvete tellimine ja ostmine;

-asutuse poolt lillede või kingituste organiseerimine asutuste töötajate või volikogu liikmete tähtpäevade korral;

-volituste vormistamine;

-vallakantselei struktuuriüksuse tööajatabeli koostamine.

Kasuks tuleb kui tunned andmekaitsespetsialisti tööd.

Omalt poolt pakume: - tähendusrikast ja mitmekesist tööd;

• professionaalset ja toetavat meeskonda;
• täienduskoolitusi ja enesearengu võimalusi,
• 35 kalendripäeva põhipuhkust;
• ametisõiduki kasutamise võimalust või isikliku sõiduki kasutamise hüvitamist ametisõitudel.

Muud nõuded: - ametikohal vajalike teksti-ja tabelitöötlusprogrammide ning teiste arvutiprogrammide ja andmekogude kasutamisoskus.

• dokumentide arhiveerimise ja hävitamisega seotud teadmised;
• hea suhtlemis-, eneseväljendus- ja läbirääkimisoskus;
• otsustus-ja vastutusvõime, sealhulgas kohustuste täpne ja õigeaegne täitmine;
• võime töötada pingeolukorras;
• valmidus meeskonnatööks.

Kodus töötamise võimalus: Ei