Sachbearbeiter (m, w, d) Büroorganisation, Personal (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Weitere Berufsbezeichnung

Sekretär/in

Stellenbeschreibung

Sachbearbeiter Verwaltung und Personal (m/w/d)

Standort: Mainz

Anstellungsart: Vollzeit (39 Wochenstunden) oder Teilzeit (20 Wochenstunden vormittags oder nachmittags), Präsenzarbeit MO - FR
Eintrittstermin: ab 15.10.2026
Ihr Aufgabenbereich: Vielseitig und verantwortungsvoll
In dieser Schlüsselposition sind Sie für die reibungslose Organisation unseres Büroalltags zuständig. Ihr Aufgabengebiet umfasst:

• Organisation und Sekretariat: Sie führen das Sekretariat souverän, koordinieren Termine und sind die erste Kontaktperson für interne und externe Anliegen.
• Personalwesen: Sie unterstützen die Geschäftsführung in allen Personalangelegenheiten. Dazu gehören u.a. die Erstellung von Arbeitsverträgen, die Pflege der Personalstammdaten sowie die zuverlässige Überwachung der Zeiterfassung.
• Beschaffungsmanagement: Sie stellen sicher, dass alle notwendigen Betriebsmittel stets verfügbar sind, indem Sie den Einkauf und die Materialwirtschaft steuern.
• Rechnungsbearbeitung: Sie übernehmen die Rechnungsprüfung und -bearbeitung. Sie stellen die rechnerische und sachliche Richtigkeit sicher und bereiten die Unterlagen optimal für die Buchhaltung vor (keine Kontierung/Buchung erforderlich).
• Strukturierte Aktenführung: Sie verantworten die lückenlose und rechtssichere Ablage sowie die digitale und physische Dokumentenverwaltung.

Ihr Profil: Strukturiert und zuverlässig

• Qualifikation: Sie verfügen über eine abgeschlossene - möglichst kaufmännische -Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und einen PKW-Führerschein.
• Erfahrung: Idealerweise bringen Sie umfassende Erfahrungen in der Büroorganisation oder der Personalverwaltung mit.
• Arbeitsweise: Sie zeichnen sich durch eine strukturierte, sorgfältige und diskrete Arbeitsweise aus. Sie behalten auch bei hohem Arbeitsaufkommen stets den Überblick.
• Kommunikation: Sie kommunizieren sicher in Wort und Schrift und schätzen den direkten Austausch mit Kollegen und Partnern.
• IT-Affinität: Ein sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen ist für Sie selbstverständlich.

Was wir Ihnen bieten

• Struktur: Eine geregelte 5-Tage-Arbeitswoche mit 39 bzw. 20 Wochenstunden mit klaren Verantwortlichkeiten.
• Teamgeist: Ein Arbeitsplatz im Herzen unseres Teams, an dem Präsenz und persönlicher Austausch geschätzt werden.
• Einarbeitung: Eine umfassende Einführung in Ihre neuen Aufgabenbereiche.
• Das Gehalt richtet sich nach dem Tarifvertrag der Länder (TVL) in de Entgeltgruppe E 6 ( <https://www.lff.rlp.de/fileadmin/user_upload/LFF/PDF/service/gehaltstabellen/TV-L/2026_04_01_Arbeitnehmer.pdf> )

Ergänzende Informationen

Anforderungen an den Bewerber

Erweiterte Kenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten, Personalwesen, Besprechungsvorbereitung, -organisation, Korrespondenz, Einkauf, Beschaffung, Tabellenkalkulation Excel (MS Office)

Expertenkenntnisse: Büromaterialverwaltung

Zwingend erforderlich: Schreibwaren, Bürobedarf, Terminplanung, -überwachung, Eingangsrechnung (bearbeiten etc.), Zahlungsverkehr, Büroorganisation, Büromanagement, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Sachbearbeitung, Abrechnung, Postbearbeitung