About The Role

Wir suchen zum nächstmöglichen Termin zur Verstärkung unseres Teams

Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d)

Der Verein „Regionalwerkstatt Brandenburg e. V.“ mit Sitz in Cottbus ist seit 1993 aktiv tätig. Die Satzung beschreibt den Vereinszweck mit der Förderung und Entwicklung der Werte des Menschen und die Hilfe bei der Entwicklung eines selbstbestimmten und selbstverantworteten Lebens, besonders durch

die Förderung der Jugendhilfe, Förderung der Erziehung, Volks- und Berufsausbildung einschließlich der Studentenhilfe,
Förderung der Hilfe für politisch, rassisch oder religiös Verfolgte, für Flüchtlinge und Vertriebene,
Förderung von Kriminalprävention und
Förderung des bürgerschaftlichen Engagements zugunsten gemeinnütziger und mildtätiger Zwecke.

Der Verein ist ausschließlich und anerkannt gemeinnützig tätig mit langjährigen Erfahrungen im Bereich der Beschäftigungsförderung in der Stadt Cottbus und der Region. Der Träger besitzt durchgängig seit 2009 intensive Erfahrungen in der Arbeit mit Kindern und Jugendlichen. Seit 2013 ist der Regionalwerkstatt Brandenburg e.V. freier Träger der Jugendhilfe. Unser Verein beschäftigt ca. 100 Mitarbeitende. Zusätzlich werden über geförderte Projekte des Jobcenters Cottbus über 70 Teilnehmende mit Aufwandsentschädigung betreut.

Ihr Aufgabenbereich

Sie sitzen an einer wichtigen Schnittstelle in unserer Verwaltung! Was sind die Aufgaben?
Büroorganisation & Kommunikation

Postbearbeitung (Eingang und Ausgang) sowie Weiterleitung an die richtigen Personen
Verwaltung von E-Mails und Beantwortung allgemeiner Anfragen
Betreuung des Telefons und Weitergabe von Nachrichten
Empfang und Betreuung von Besuchern, Kunden oder Bewerbern
Beschaffung von Büromaterial und technischen Geräten

Termin- und Reisemanagement

Planung und Überwachung von Terminen sowie Besprechungen.
Vor- und Nachbereitung von Meetings (z. B. Räume vorbereiten, Unterlagen zusammenstellen)
Organisation von Dienstreisen

Finanzen & Rechnungswesen

Vorbereitung der Buchhaltung
Prüfung und Erfassung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
Kassenverantwortung
Überwachung von Zahlungseingängen und Lieferterminen Dokumentenmanagement & Datenpflege
Erstellung von Briefen, Tabellen, Präsentationen und Protokollen.
Ablage, Archivierung und Strukturierung von Dokumenten.
Pflege von Kundendaten und internen Systemen.
Personal & Verwaltung
Unterstützung bei der Urlaubsplanung und Zeiterfassung
Mitwirkung bei der Vorbereitung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Sie bringen mit

wünschenswert ist eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder mehrjährige Berufserfahrungen im Bereich Verwaltung, ggf. vergleichbare Qualifikationen
Sichere Anwendung des Office Pakets
Fach- und Sozialkompetenz, überzeugende Teamorientiertheit, gepaart mit Konflikt- und Kritikfähigkeit
Engagement und Leistungsbereitschaft
Voraussetzung für verantwortungsvolles und selbständiges Arbeiten
Erfahrungen in der Beantragung und Abrechnung von Fördermitteln
ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Kooperationsbereitschaft
Belastbarkeit sowie Organisationstalent
Freude am Umgang mit Menschen und der Zusammenarbeit im Team

Wir bieten Ihnen

…eine vielseitige Tätigkeit in einem zukunftsorientierten und familienfreundlichen Verein mit flachen Hierarchien!

Voll- oder Teilzeitbeschäftigung von Montag bis Freitag
Vollzeit 39 Stunden pro Woche
30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr
2 Regenerationstage
Freistellung für den 24.12. und 31.12.
individuelle Einarbeitung am Arbeitsplatz
Förderungen bei Teilnahme an Fort- und Weiterbildungen
und weitere Benefits

Wir bitten um Verständnis, dass aus Kostengründen Bewerbungsunterlagen nur zurück-geschickt werden können, wenn ein adressierter, ausreichend großer und ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist.

Von der Zusendung von Eingangsbestätigungen und Zwischenbescheiden wird abgesehen.

Vollständige Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Berufsabschlussnachweis) sind schnellstmöglich an Regionalwerkstatt Brandenburg e.V., Wernerstraße 19, 03046 Cottbus zu richten oder gerne per E-Mail an <[email hidden]> ( <[email hidden]> ) .

Ergänzende Informationen

Anforderungen an den Bewerber

Grundkenntnisse: Zahlungsverkehr, Buchführung, Buchhaltung

Erweiterte Kenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten, Besprechungsvorbereitung, -organisation, Büroorganisation, Büromanagement, Korrespondenz, Sachbearbeitung, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Postbearbeitung, Präsentationsunterlagen erstellen, Textverarbeitung, Reiseorganisation, Reisekostenabrechnung, Spesenabrechnung, Ausgangsrechnung bearbeiten, Eingangsrechnung (bearbeiten etc.), Präsentationsprogramm PowerPoint (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Ablage, Registratur, Terminplanung, -überwachung