Office Manager AKSOS Accountants - Groningen

Ben jij iemand die graag regelt, vooruitdenkt en ervoor zorgt dat anderen hun werk goed kunnen doen? Zie jij vaak al wat er nodig is voordat iemand erom vraagt? Dan pas je waarschijnlijk goed bij ons.

Als officemanager werk je vanuit ons kantoor in Groningen. Je zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Van het ondersteunen van collega’s en het beheren van agenda’s tot het organiseren van bijeenkomsten en het verbeteren van administratieve processen. Je wacht niet af, maar pakt aan. Geen dag is hetzelfde en juist die afwisseling maakt deze functie zo leuk.

Wat ga je doen?

Je krijgt een brede en afwisselende functie. Je bent onderdeel van het secretariaat, ondersteunt het volledige kantoorteam en werkt daarnaast als directiesecretaresse voor onze zeven partners. Je houdt je onder andere bezig met:

• beantwoorden en verwerken van vragen van collega’s, bijvoorbeeld over ons CRM-systeem;
• aannemen van de telefoon en beheren van de centrale mailbox;
• sporadisch ontvangen en verwelkomen van klanten op kantoor;
• opstellen van opdrachtbevestigingen en andere documenten;
• aanmaken van nieuwe klanten in ons CRM-systeem en uitvoeren van de bijbehorende administratieve werkzaamheden;
• beheren van agenda’s en inplannen en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten voor het management;
• organiseren van interne bijeenkomsten en lunches;
• mede organiseren van personeelsuitjes;
• ondersteunen bij de indiensttreding van nieuwe collega’s, bijvoorbeeld door laptops gereed te maken en profielen aan te maken;
• beheren en aanvullen van de kantoorvoorraad;
• onderhouden van contact met leveranciers en andere betrokken partijen;
• oplossen en coördineren (eenvoudige) IT-vragen samen met leveranciers;
• signaleren en verbeteren van administratieve processen en onze interne dienstverlening.

Je werkzaamheden laten zich niet altijd vooraf plannen. Soms ontstaat er iets dat direct moet worden geregeld. Jij weet dan snel te schakelen, stelt de juiste prioriteiten en houdt het overzicht.

Met wie werk je samen?

Je werkt nauw samen met het complete kantoorteam. Dat bestaat onder andere uit accountants, fiscalisten en collega’s op het gebied van juridisch advies en HRM. Binnen het secretariaat zorgen jullie er samen voor dat collega’s en partners goed worden ondersteund. Je krijgt veel contact met verschillende mensen binnen en buiten AKSOS. Daardoor weet je wat er speelt en kun je snel inspelen op wat nodig is.