Procurement Administrator

Dans le cadre du développement de son Procurement Excellence Office , Inetum recherche un(e) Procurement Administrator .

Rattaché(e) à l’organisation Procurement, le/la Procurement Administrator contribue à l’exécution efficace, fiable et conforme des processus achats du Groupe.

Le poste couvre principalement les activités Procure-to-Pay (P2P) , la gestion et la qualité des données fournisseurs ainsi que le support aux clients internes. Selon les besoins du périmètre, il/elle peut également intervenir sur des activités liées au Travel Management et aux outils Expense .

Le/la titulaire du poste évolue dans un environnement international et travaille en étroite collaboration avec les équipes Procurement, Finance, métiers, Travel et fournisseurs .

Principales responsabilités

Procure-to-Pay / Gestion des achats

• Contrôler, qualifier et traiter les demandes d’achat.
• Assurer le suivi des demandes jusqu’à leur approbation et leur transformation en commande.
• Participer au traitement et au suivi des bons de commande et des factures selon le périmètre d’activité.
• Vérifier la conformité des demandes avec les procédures et règles Procurement du Groupe.
• Suivre les workflows d’approbation et identifier les éventuels points de blocage.
• Coordonner la résolution des anomalies et des écarts de processus avec les parties prenantes concernées.
• Accompagner les demandeurs et approbateurs dans l’application des procédures Procure-to-Pay.
• Participer aux revues opérationnelles et au suivi des demandes en attente.
• Contribuer au respect des SLA et KPI de traitement.
• Préparer et participer aux Weekly Reviews avec les parties prenantes.

Gestion fournisseurs

• Apporter un support opérationnel aux demandes de création, modification et mise à jour des fournisseurs.
• Vérifier la complétude, la qualité et la fiabilité des données fournisseurs.
• Accompagner les utilisateurs sur les demandes relatives au référentiel fournisseurs.
• Participer aux contrôles de conformité et à la gestion du risque fournisseur.
• Assurer la coordination entre les équipes Procurement, Finance, métiers et fournisseurs.

Travel Management – selon le périmètre

• Apporter un support de premier niveau aux collaborateurs sur les processus Travel.
• Veiller à la bonne application de la Travel Policy du Groupe.
• Contribuer à l’administration et au suivi des outils Travel et Expense.
• Traiter ou coordonner les demandes liées aux déplacements professionnels.
• Suivre les incidents et demandes utilisateurs liés au périmètre Travel.
• Contribuer aux reportings et au suivi des KPI Travel.
• Participer, le cas échéant, au suivi de la relation avec les fournisseurs Travel et aux Business Reviews.

Support et amélioration continue

• Fournir un support opérationnel aux utilisateurs internes sur les processus Procurement.
• Contribuer à la documentation des procédures, modes opératoires et bonnes pratiques.
• Identifier les opportunités de simplification, standardisation et automatisation.
• Participer aux projets de transformation et de digitalisation Procurement.
• Contribuer à la fiabilisation des données et à l'amélioration des processus.
• Identifier les irritants opérationnels et proposer des actions correctives pragmatiques.

Formation

• Bac +2 minimum en Achats, Supply Chain, Gestion, Commerce ou formation équivalente.

Expérience

• 2 à 5 ans d’expérience dans les achats opérationnels, l’administration des achats, le Procure-to-Pay, le Source-to-Pay ou au sein d’un centre de services partagés.
• Une expérience en gestion fournisseurs est souhaitée.
• Une expérience dans un environnement international est un plus.
• Une expérience sur les processus Travel, Expense ou notes de frais constitue un avantage.

Compétences métier

• Bonne compréhension des processus Procure-to-Pay / Source-to-Pay .
• Maîtrise du traitement des demandes d’achat et des workflows d’approbation.
• Bonne connaissance des processus achats et de la gestion des commandes.
• Connaissance des processus de gestion et de mise à jour des données fournisseurs.
• Sensibilisation aux problématiques de conformité et de qualité des données.
• Capacité à suivre des SLA, KPI et workflows opérationnels .

Compétences outils

• Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel .
• Connaissance de Power BI appréciée.
• Expérience sur un ERP Procurement, idéalement SAP S/4HANA, SAP MM ou Sage X3 .
• La connaissance d’un outil Travel & Expense / Concur constitue un plus.

Langues

• Français courant .
• Anglais professionnel , à l’écrit comme à l’oral.
• La maîtrise d’une troisième langue, notamment espagnol ou portugais , constitue un atout.

Nous recherchons un profil rigoureux, organisé et orienté service , capable d’évoluer dans un environnement international et de gérer plusieurs demandes simultanément.

Le/la candidat(e) devra notamment faire preuve de

• Rigueur et fiabilité dans le traitement des demandes.
• Sens du service et orientation client interne.
• Organisation et capacité à gérer les priorités.
• Aisance relationnelle et communication professionnelle.
• Esprit d’équipe et capacité de coordination.
• Autonomie dans le suivi des dossiers.
• Capacité d’analyse et aptitude à résoudre les problèmes.
• Esprit d’amélioration continue.
• Intérêt pour la digitalisation, la standardisation et l’automatisation des processus.