Empfangskraft / Office Assistenz (all genders)

• Zur Verstärkung unseres 4 - köpfigen Office - Management - Teams
• suchen wir Sie als engagierte Persönlichkeit mit Organisationstalent,
• Freundlichkeit und Serviceorientierung. In dieser vielseitigen Rolle
• sorgen Sie dafür, dass alle Empfangstätigkeiten reibungslos
• ablaufen, unterstützen Ihre Kolleg*innen bei verschiedenen Aufgaben
• im Büroalltag und stellen die Funktionsfähigkeit unserer
• Räumlichkeiten sowie Arbeitsmittel sicher. Mit Ihrem professionellen
• und offenen Auftreten repräsentieren Sie unser Unternehmen gegenüber
• externen Gästen und tragen dazu bei, dass sich alle bei uns
• willkommen und gut betreut fühlen. Sie führen kleinere
• Rechercheaufgaben durch, holen Angebote ein und bereiten
• Entscheidungsvorlagen vor. Sie übernehmen die Kommunikation mit
• unseren Dienstleister*innen (z. B. Handwerksbetriebe oder
• Reinigungspersonal) und anderen externen Partnern. Zudem unterstützen
• Sie das Team bei allgemeinen organisatorischen und administrativen
• Aufgaben (z. B. vertretungsweise Office - Tour am Welcome Day) sowie
• bei der Dokumentation und tragen mit Ihrer strukturierten Arbeitsweise
• zur effizienten Büroorganisation bei. Ihr Profil: Sie bringen
• Freundlichkeit und Freude im Umgang mit Menschen und unterschiedlichen
• Zielgruppen mit. Sie haben Erfahrung in der Kommunikation mit
• Anrufenden und bleiben dabei stets freundlich und lösungsorientiert.
• Sie sind von Montag bis Freitag zwischen 09:00 und 17:00 Uhr
• verfügbar – insgesamt für 25 Stunden pro Woche, idealerweise
• verteilt auf fünf Wochentage. Sie behalten auch bei mehreren Aufgaben
• gleichzeitig den Überblick und setzen Prioritäten richtig. Außerdem
• bringen Sie eine hohe Servicebereitschaft sowie ein hohes Maß an
• Selbstorganisation mit. Sie arbeiten gerne im Team, zeigen
• Flexibilität und behalten auch in stressigen Situationen einen
• kühlen Kopf. Sie verfügen über sehr gute Deutsch - und gute
• Englischkenntnisse in Wort und Schrift und gehen sicher mit MS -
• Office - ähnlichen Anwendungen (wir nutzen die Google Suite) um.
• Wikimedia Deutschland unterstützt Diversität und Offenheit. Wir
• werten Ihre Bewerbung nach Eignung und Qualifikation aus –
• unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Staatsbürgerschaft,
• Religion, politischer oder sonstiger Anschauung, Geschlecht, Alter,
• Behinderung oder sexueller Identität oder Orientierung. Nennen Sie
• uns auch gerne Ihre gewünschten Pronomen und/oder mit welchem
• Wunschnamen Sie angesprochen werden möchten. Für unser Team Office
• Management mit Sitz in Berlin suchen wir eine unbefristete
• Empfangskraft / Office Assistenz (all genders) in Teilzeit mit 25
• Wochenstunden ab dem 01.10.2026 oder später. Die Position ist als Vor

• Ort - Arbeitsmodell mit Präsenz von Montag bis Freitag in unserer

• Geschäftsstelle in Berlin angelegt. Wikimedia Deutschland e.V. –
• wir befreien Wissen! 2004 gründeten ehrenamtliche Wikipedia - Aktive
• den gemeinnützigen Verein Wikimedia Deutschland in Berlin. Heute
• zählen wir über 110.000 Mitglieder und rund 190 hauptamtliche
• Mitarbeiter*innen. Freies Wissen führt zu einer gerechteren Welt. Die

Wikipedia ist die bedeutendste Online - Wissenssammlung unserer Zeit

• Allein die deutschsprachige Wikipedia hat knapp 1 Milliarde
• Seitenaufrufe pro Monat und umfasst aktuell 3 Millionen Artikel. Wir
• unterstützen die Ehrenamtlichen der Wikipedia und ihrer
• Schwesterprojekte, entwickeln freie Software wie z. B. Wikidata und
• setzen uns für den Zugang zu Wissen, die Öffnung von Bildung und
• Forschung sowie mehr Gemeinwohlorientierung in der Datenpolitik ein.
• Das bewirken Sie bei uns: Sie sind verantwortlich für Empfang,
• Betreuung, Bewirtung und Koordination von Gäst*innen sowie den
• Support unserer Mitarbeitenden (täglich ca. 5 Stunden innerhalb
• unserer Bürozeiten: Mo.–Do. 09:00–17:00 Uhr, Fr. 09:00–14:00
• Uhr). Sie bereiten unsere Meetingräume vor, unterstützen die
• Aufrechterhaltung der allgemeinen Ordnung und Funktionalität der
• Büroräume und sorgen dafür, dass alles reibungslos abläuft.