Bilingual Administrative Assistant - Autism

• **We are looking for one part-time, permanent Bilingual Administrative Assistant position**
• **Please note that work hours would be
• Monday – Friday, Mornings with hours anywhere from 7:00 am – 12:00 pm**

POSITION AVAILABLE

Biweekly Hours: 0.5 FTE or 38.75 hours Biweekly

Days

Monday to Friday

Location

St.Amant

About Us

St.Amant supports over 5,000 people in Manitoba with developmental disabilities, autism and acquired brain injury. We are a not-for-profit organization that offers a wide range of supports for adults, children and their families. Our over 2,000 staff follow a person-centered approach and adapt to the needs of each person and each family.

St.Amant is committed to fostering a culture of diversity, equity, inclusion and accessibility where everyone is respected, valued and empowered to bring their authentic selves - free from fear of discrimination - while celebrating the diverse identities and experiences that enrich our community. We stand firmly against individual and systemic discrimination and racism as per the Canadian Human Rights Act.

St.Amant is a bilingual organization. Proficiency in both official languages (French/English) would be considered an asset.

We offer a competitive salary and a comprehensive benefits package that includes Health and Dental Plans, Life Insurance Plans, Long Term Disability, Employer Paid-Employee Assistance Plan and Employer-Matched Pension Plan. We offer three weeks vacation after your first year of employment, affordable on-site parking, onsite fitness facility with a one-time access fee and much more!

Position Summary

As an active team member in the St.Amant Autism Programs, the Administrative Assistant participates in continuous quality improvement activities, including contributing to the development, modification and implementation of service and program goals, objectives, policies, procedures and standards. The Administrative Assistant uses service evaluation feedback to purposefully and continually strengthen services. The Administrative Assistant actively supports all Program initiatives designed to strengthen services and Program integrity.

The Administrative Assistant assists clinical staff and program managers to implement direct, consultative or mediated models of service. The Administrative Assistant supports a client-centred approach to service or family centered practice when applicable.

The Administrative Assistant is familiar with issues and trends in the field of developmental disabilities and autism spectrum disorder.

Qualifications

Educational

• Grade XII diploma or certificate
• Secretarial training, community college or career college level with emphasis in computer and office skills
• Computer and/or HR related courses are an asset
• Experience with online/virtual learning platforms an asset

Professional

Two (2) years’ previous experience as an executive assistant, administrative assistant or secretary providing a broad range of administrative/secretarial services

Advanced oral proficiency in French is required. French language testing will be a requirement with a minimum B+ grade level in Speaking & Listening. This level implies that the incumbent can understand and communicate in French when required

Experienced and knowledgeable in the use of the full range of modern office equipment

Excellent computer capabilities with experience in using Microsoft Office products and applications including Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access, Outlook and Internet browsers.

Strong computer capabilities in Quadrant and other online/virtual platforms.

Strong organizational, time management and communication skills (written and oral)

Experience in producing accurate and attractive professional documentation/materials

Experience in creating and maintaining standard templates and forms

Experience working with employees and the public and in an effective and professional manner

Personal

• Ability to work with minimal supervision as well as a collaborative team player in a team environment
• Ability to organize and prioritize work in a fast-paced environment
• Ability to generate ideas to improve work procedures and contribute to an environment that fosters growth, development and innovation
• Superb interpersonal ability to establish and maintain positive and productive working relationships with humility and self-awareness
• Ability and willingness to give and receive honest, balanced feedback
• Demonstrates competence and character that inspires trust
• Acts with integrity and respect in all interactions
• Values and commitment to continuous self-growth and professional learning
• Able to work well under pressure to ensure that deadlines are met

Duties include

The Administrative Assistant is responsible for organizing, creating and maintaining databases

Under the coordination of the Service Delivery Manager, the Administrative Assistant is responsible for the compilation, organizational, and dissemination of clinical and administrative data related to the St.Amant Autism Programs and assisting in the preparation of reports and presentations in a variety of formats, and the maintenance of electronic files

Organizes data in a computerized environment within specified timelines

Establishes and maintains a filing system of all hard data and reports produced by the St.Amant Autism Programs

Enters statistical data electronically, reviews data for accuracy and completeness, and prepares tables and graphs

Seeks support from IT or program managers when required to create new databases

Assists program managers in the preparation of graphic presentations

Summarizes qualitative data and organizes it in computer files in a format compatible with the production of reports, graphs and tables

Assists in the compilation of reports to the Province based on data collected and analyzed in the Program

Assists the Autism Programs’ management team in the compilation of reports related to program outcomes, as requested

Assists the Autism Programs’ management team in the summary and analysis of data related to CQI and Risk Management, as requested

Supports database users in the Program to keep current and accurate information, and in using summary tables and graphs through the creation of appropriate formulas

Assists management in creating Program related databases and summary formulas

Supports other administrative staff in maintaining databases created in the Program

Supports the scheduling office, as required

Develops and maintains the computer employee group lists in conjunction with IT Services

Supports St.Amant Autism Programs managers as assigned

Ensures that there is appropriate consent related to exchange of information and reviews this regularly

Consults effectively with other supports and services to ensure coordination of planning

Develops a clear understanding of health or client record documentation standards according to specific Program policies

Reports and documents all high risk or potentially high risk situations according to policy

Develops competencies in accordance with priority needs of the Program

St.Amant supports equitable employment practices and promotes an inclusive workforce representative of the people we support including diverse abilities, backgrounds, cultures, and identities. Applicants can request reasonable accommodations in all aspects of the selection and hiring process.

Conditions of Employment

Successful candidates will be required to provide a satisfactory Criminal Record Check with Vulnerable Sector Screening, Adult Abuse Registry Check, Child Abuse Registry Check and Prior Contact Check

Successful candidates must complete a series of Occupational Health Checks. This includes the requirement to confirm immunization or immunity of specific communicable diseases

Résumé des fonctions du poste

• **Nous recherchons un poste permanent d’assistant administratif
• bilingue à temps partiel**
• **Veuillez noter que les heures de travail seraient le lundi – le vendredi,
• le matin, avec des horaires à partir de 7h00 – 12h00**

POSTE DISPONIBLE

Heures sur 2 semaines : 0,5 ETP ou 38,75

Jours

du lundi au vendredi

Endroit

St.Amant

St.Amant soutient plus de 5 000 Manitobains et Manitobaines qui ont des troubles du développement, des troubles du spectre de l’autisme ou une lésion cérébrale acquise. Notre organisme à but non lucratif offre une vaste gamme de mécanismes de soutien aux adultes, aux enfants et à leurs familles. Nos quelque 2 000 employés préconisent une démarche axée sur la personne tout en s’adaptant aux besoins de chaque personne et de chaque famille.

St.Amant est déterminé à promouvoir une culture de diversité, équité, inclusion et accessibilité au sein de laquelle chaque personne est respectée, valorisée et libre d’être elle-même, sans crainte de faire l’objet de discrimination, tout en célébrant la diversité des identités et expériences qui font la force de notre communauté. Nous sommes fermement opposés à la discrimination et au racisme, que cela émane d’une personne ou d’un système, conformément à la Loi canadienne sur les droits de la personne.

St.Amant est un organisme bilingue. La maîtrise des deux langues officielles (français/anglais) serait un atout.

Nous offrons à nos employés un salaire concurrentiel ainsi qu’une gamme complète d'avantages sociaux, notamment : des régimes d’assurance-maladie et de soins dentaires, des régimes d’assurance-vie, une assurance invalidité de longue durée, un régime d’aide aux employés dont les cotisations sont payées par l’employeur et un régime de pension auquel l’employeur cotise à hauteur du montant cotisé par l’employé. De plus, les employés ont accès à une salle d’entraînement sur place, peuvent suivre des formations professionnelles et bénéficient d’un stationnement à un prix abordable.

Résumé du poste et etendue du service

Comme membre actif d'une équipe dans les Programmes d'autisme de St.Amant, l'adjointe administrative participe aux activités d'amélioration continue de la qualité (ACQ), notamment en contribuant à l'établissement, à la modification et à la mise en œuvre des buts, objectifs, politiques, procédures et normes des services et des programmes. Elle utilise les commentaires sur l'évaluation des services pour renforcer continuellement les services. Elle appuie activement toutes les initiatives destinées à renforcer les services et l'intégrité des Programmes.

L'adjointe administrative assiste le personnel clinique et les gestionnaires de programmes pour offrir des services directs, de consultation ou de médiation. Elle appuie le service axé sur le client ou la pratique axée sur la famille, selon le cas.

L'adjointe administrative est au courant des questions et tendances dans le domaine des troubles du développement et du trouble du spectre de l'autisme.

Qualifications

Scolaires

• Diplôme ou certificat de 12
• e
• année
• Formation en secrétariat suivie dans un collège communautaire ou professionnel, avec spécialisation en informatique et travail de bureau
• Des cours liés à l’informatique ou aux ressources humaines sont un atout
• L’expérience des plateformes d’apprentissage virtuel ou en ligne est un atout

Professionnelles

Deux (2) années d’expérience comme adjointe de direction, adjointe administrative ou secrétaire fournissant toute une gamme de services administratifs ou de secrétariat

La maîtrise du français oral est obligatoire. Il faut obligatoirement passer un test de français et obtenir au moins un B+ en expression orale et en compréhension orale pour pouvoir comprendre le français et communiquer dans cette langue sur demande

Expérience et connaissances de tout le nouveau matériel de bureau

Excellentes capacités en informatique et expérience des logiciels et applications de Microsoft Office, notamment Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access et Outlook, ainsi que des navigateurs Internet

Solides compétences en plateformes virtuelles ou en ligne, notamment Quadrant

Solides compétences en organisation, en gestion du temps et en communication (écrite et orale)

Expérience en production de documents professionnels attrayants et précis

Expérience en création et mise à jour de modèles et de formulaires standards

Avoir déjà travaillé auprès d’employés et du public avec efficacité et professionnalisme

Personnelles

• Pouvoir travailler avec très peu de supervision et en collaboration avec les autres membres d'une équipe
• Pouvoir organiser le travail selon un ordre de priorité dans un milieu très dynamique
• Pouvoir donner des idées pour améliorer les méthodes de travail et contribuer à un environnement qui favorise la croissance, le développement et l'innovation
• Pouvoir établir et entretenir des relations de travail positives et productives avec humilité et conscience de soi
• Pouvoir et vouloir donner et recevoir des commentaires objectifs et honnêtes
• Faire preuve de compétence et inspirer la confiance
• Agir avec intégrité et respect dans toutes les interactions
• Accorder de l'importance à la croissance personnelle et au perfectionnement professionnel continus, et s'engager à cet égard
• Faire preuve de confidentialité et d’éthique dans l’exercice de ses fonctions

Exemples de tâches

Organiser, créer et mettre à jour des bases de données

En coordination avec le gestionnaire de la prestation de services, compiler, organiser et diffuser les données cliniques et administratives concernant les Programmes d'autisme de St.Amant, et aider à la préparation de rapports et de présentations sous diverses formes et à la mise à jour des fichiers électroniques

Organiser des données informatisées dans des délais précis

Établir et mettre à jour un système de classement pour toutes les données et tous les rapports produits par les Programmes d'autisme de St.Amant

Entrer des données statistiques électroniquement, vérifier qu'elles sont exactes et complètes et préparer des tableaux et graphiques

Demander l'aide des gestionnaires des services informatiques ou des programmes pour créer de nouvelles bases de données

Aider les gestionnaires de programmes pour la préparation de présentations graphiques

Résumer les données qualitatives et les organiser en fichiers informatiques dans un format qui est compatible avec la production de rapports, de graphiques et de tableaux

Aider à la compilation de rapports destinés à la Province et basés sur les données recueillies et analysées par les Programmes

Aider les dirigeants des Programmes d'autisme à compiler des rapports sur les résultats des programmes, selon les directives

Aider les dirigeants des Programmes d'autisme à résumer et à analyser les données concernant l'amélioration continue de la qualité et la gestion des risques, selon les directives

Aider les utilisateurs des bases de données des Programmes à mettre les informations à jour et à se servir de formules appropriées pour les tableaux et graphiques récapitulatifs

Aider la direction à créer des bases de données et des formules de récapitulation pour les Programmes

Aider les autres membres du personnel administratif à mettre à jour les bases de données des Programmes

Aider le bureau chargé des horaires, selon les directives

Établir et mettre à jour les listes informatisées de groupes d'employés en collaboration avec les services informatiques

Apporter un soutien aux gestionnaires des Programmes d'autisme de St.Amant, selon les directives

S'assurer qu'un consentement approprié est en place pour l'échange de renseignements, et surveiller régulièrement la situation à ce sujet

Consulter les autres membres du personnel de soutien et les autres services pour assurer la coordination de la planification

Bien comprendre les normes concernant la documentation des dossiers médicaux ou des dossiers des clients, d'après les politiques des Programmes

Signaler et documenter toutes les situations dangereuses ou potentiellement dangereuses, conformément à la politique

Développer ses compétences en fonction des besoins prioritaires des Programmes

St.Amant adopte des pratiques d’emploi équitables et favorise la formation d’un personnel inclusif et représentatif des personnes que nous soutenons, notamment au niveau de la diversité des aptitudes, expériences, cultures et identités. Les candidates et candidats peuvent demander des aménagements raisonnables dans tous les aspects du processus de sélection et d’embauche.

La personne retenue doit également se soumettre à une vérification satisfaisante de casier judiciaire (avec filtrage du secteur vulnérable) et des registres concernant les enfants et les adultes victimes de mauvais traitements.

Comme condition d'emploi, les nouvelles recrues doivent se soumettre à une série de vérifications en matière de santé au travail. Elles doivent notamment confirmer leur immunisation ou immunité contre certaines maladies transmissibles.