Sachbearbeiter (m/w/d) (Fachangestellte/r - Bäderbetriebe)

Wir sind ein in Westsachsen tätiges regionales Wasserver- und Abwasserentsorgungsunternehmen. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stehen dafür, dass ca. 200.000 Menschen in unserer Region immer mit frischem Trinkwasser versorgt werden und sich nach aufwendigem Klären von Abwässern der Wasserkreislauf wieder schließt.

Wir suchen eine engagierte, strukturierte und technikaffine Persönlichkeit als

Sachbearbeiter Registratur, Archiv, Post & Digitalisierung (m/w/d)

,

die unsere Unternehmensorganisation kompetent unterstützt und weiterentwickelt. Wenn Sie Freude an Ordnung, Prozessen, Dokumentation und Service haben, erwartet Sie bei uns ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag mit echten Gestaltungsmöglichkeiten.

Registratur & Schriftgutverwaltung

• Vergabe von Aktenzeichen, Fristen und Metadaten nach definierten Standards
• Anleitung der registraturführenden Stellen in den Fachbereichen
• Rechercheunterstützung, insbesondere im technischen Bereich
• Vorbereitung und Begleitung der Aktenübergabe an das Archiv
• Bereitstellung und Bestellung von Registraturhilfsmitteln
• Archiv - modern, historisch & digital
• Sichtung, Prüfung und Vorsortierung des Archivguts
• Vergabe von Archivsignaturen und laufenden Nummern
• Verpackung, Einlagerung und systematische Ablage
• Erschließung und Bewertung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen
• Organisation der datenschutzkonformen Kassation in Abstimmung mit dem Datenschutz
• Führung des historischen Archivs und digitale Aktenverwaltung
• Recherche-, Ausleihe- und Rückgabeprozesse
• Mitwirkung an Ausstellungen und an der Unternehmenschronik
• Digitalisierung von Dokumenten
• Scannen und digitale Erfassung von Schriftgut
• Nutzung von OCR-Software und Qualitätssicherung (Auflösung, Lesbarkeit, Dateiformate)
• Gestaltung und Pflege digitaler Workflows
• Übergabe und Übernahme von Registraturgut für Digitalisierungsprozesse, Erstellen einer elektronischen Akte

Poststelle

• Bearbeitung des gesamten Postein- und -ausgangs (physisch & digital)
• Organisation interner Verteilprozesse (Hauspost, Routing, Verteilpläne)
• Umgang mit Paketdienstleistern, Frankierungen und Dokumentationspflichten
• Unterstützung bei logistischen Tätigkeiten (Paketannahme, Weiterleitung)
• abgeschlossene Berufsausbildung als Fachangestellter für Medien- und Informationsdienste (m/w/d) der Fachrichtung Archiv oder vergleichbare Qualifikation
• idealerweise praktische Erfahrung in Archiv, Registratur oder Dokumentenmanagement
• Das wünschen wir uns von Ihnen

Soziale Kompetenz

• Kommunikations- und Beratungskompetenz gegenüber Fachbereichen, Informationsmanagement
• Team- und Serviceorientierung
• Kooperationsfähigkeit (Datenschutz, externe Dienstleister)
• Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Unterlagen

Methodische Kompetenz

Strukturiertes Arbeiten und Prozessverständnis

Organisation & Priorisierung

• Analytisches Denken (Bewertung, Plausibilitätsprüfung)
• Sorgfältige Dokumentation & Qualitätssicherung

Persönliche Eigenschaften

• Sorgfalt, Zuverlässigkeit, Diskretion
• Technikaffinität und Routine im Umgang mit Scannern, OCR-Software und digitalen Workflows
• Selbstständige Arbeitsweise
• Körperliche Belastbarkeit (Akten, Kartons, Pakete)

Fachliche Kompetenz

• Dokumentenmanagement und Registraturführung
• Archivwesen & Aufbewahrungsfristen inkl. DSGVO
• Digitalisierung von Schriftgut (Scannen, OCR, Qualitätssicherung)
• Post- und Versandprozesse
• Recherchekompetenz (v. a. technische Bereiche)
• abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgaben in einem motivierten Team
• einen sicheren, unbefristeten Arbeitsplatz
• attraktive Vergütung nach TVöD-VKA inkl. Jahressonderzahlung und Leistungsentgelt
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersvorsorge
• Vollzeitstelle (37h/Wo.) mit flexiblen Arbeitszeiten und transparenter Überstundenregelung
• gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• 30 Tage U...