SITE ADMINISTRATIVE

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Site Administrative

• en Tilarán - Costa Rica con experiencia
• entre 1 a 3

años realizando las siguientes funciones

Funciones

Brindar soporte administrativo integral al equipo de proyecto en obra, asegurando la correcta gestión documental, administrativa y logística del sitio, así como el control y seguimiento de los procesos internos, contribuyendo al desarrollo eficiente de las actividades del proyecto y garantizando el cumplimiento de los procedimientos corporativos y contractuales.

Gestionar y mantener actualizada toda la documentación administrativa del proyecto, garantizando su correcta organización, archivo y trazabilidad.

Dar soporte administrativo al equipo de proyecto en las actividades diarias del proyecto.

Coordinar el control documental de obra, incluyendo recepción, registro, distribución, archivo, informes, procedimientos, actas de reunión y documentación técnica.

Gestionar el control de acceso y la documentación del personal propio, contratistas y subcontratistas, verificando el cumplimiento de los requisitos administrativos y legales establecidos.

Coordinar los procesos de incorporación y acreditación del personal en obra, incluyendo gestión documental, formación obligatoria y permisos de acceso.

Realizar el seguimiento y control de horas trabajadas, partes de trabajo, vacaciones, ausencias y registros de personal, conforme a los procedimientos de la compañía.

Apoyar en la gestión administrativa de contratistas, órdenes de compra, solicitudes de servicios, recepción de facturas y seguimiento de procesos de aprobación.

Coordinar la logística administrativa del proyecto, incluyendo reservas de viajes, alojamiento, transporte, salas de reunión y otros servicios requeridos por el equipo de obra.

Elaborar informes administrativos periódicos y mantener actualizadas las bases de datos, registros y reportes del proyecto.

Gestionar el inventario y suministro de material de oficina, equipos informáticos y otros recursos necesarios para el funcionamiento de la oficina de obra.

Apoyar la preparación de auditorías internas y externas, facilitando la documentación requerida y asegurando el cumplimiento de los procedimientos corporativos.

Colaborar con los departamentos corporativos de Recursos Humanos, Finanzas, Compras, HSE y Calidad para asegurar una adecuada coordinación administrativa del proyecto.

Garantizar la confidencialidad y correcta gestión de la información y documentación del proyecto.

Requisitos

• Carnet de conducir.
• Disponibilidad para residir en Tilarán.
• Inglés intermedio.
• Será necesario ser un/a trabajador/a con sensibilidad en seguridad y salud, autonomía, compromiso y proactividad.
• Formación
• Grado de administración o carreras afines.