Office & Facility Management Lead (m/w/d)

Role description

Als Office & Facility Management Lead übernimmst du die Leitung unseres neuen Headquartergebäudes in Reinbek (

<http://hq.arethia.com>

), welches mit 5.000 m² Bürofläche und 13.000 m² state-of-the-art Produktionsfläche glänzt. In dieser Rolle stellst du einen reibungslosen, sicheren und effizienten Tagesablauf für unsere Mitarbeiter sicher. Gemeinsam mit deinem achtköpfigen Team gestaltest du ein modernes Arbeitsumfeld, das Mitarbeitenden und Besuchern gleichermaßen ein positives Erlebnis bietet. Dabei steuerst und optimierst du sämtliche Office-Management- und Facility-Management-Prozesse, leitest Digitalisierungsprojekte und stellst eine positive Employee Experience sicher – ob über Events, WM-Tippspiele oder andere kreative Ideen. In enger Zusammenarbeit mit HR und Engineering sorgst du dafür, dass unsere Standorte optimal funktionieren und sich kontinuierlich weiterentwickeln.

Your Mission

Leadership & Team Development

Empowerment & Spirit

Du nimmst unser Office & Facility Management Team an die Hand, förderst Talente und etablierst eine offene, leistungsstarke Kultur, in der Service und Teamgeist großgeschrieben werden.

Struktur & Fokus

Du behältst den Überblick und verantwortest die Kapazitäts-, Ressourcen- und Einsatzplanung, damit dein Team jederzeit optimal aufgestellt ist.

Digitalisation & Process Optimisation

Prozesse neu denken

Du nimmst bestehende Abläufe, Standards und Services unter die Lupe, spürst Optimierungspotenziale auf und bringst sie nachhaltig auf das nächste Level.

Digital Workplace

Du treibst unsere digitalen Services voran – vom Feinschliff unseres Ticketportals bis hin zu coolen neuen Initiativen wie einer komplett digitalen Besucheranmeldung.

Projekt-Ownership

Ob lokal oder international – du gestaltest Projekte aktiv mit und steuerst abteilungsspezifische Themen mit klarer Struktur von der ersten Idee bis zur erfolgreichen Umsetzung.

Service Excellence & Employee Experience

Kulturgestalter

Vom coolen Firmenevent bis zur kleinen Überraschung im Alltag – du planst und koordinierst Initiativen, die die Mitarbeiterzufriedenheit, das Engagement und unsere Unternehmenskultur spürbar stärken.

Infrastruktur-Partner

Du bist die kompetente Anlaufstelle für Führungskräfte sowie Mitarbeitende bei allen Office- und Facility-Themen und baust eine starke Brücke zu Schnittstellen wie Production, Engineering und HR.

First Impression

Du sorgst dafür, dass jeder Besuch an unserem Standort zu einem professionellen, herzlichen und rundum reibungslosen Erlebnis wird.

Standort- & Facility Management

Dein Revier

Gemeinsam mit deinem Team hältst du den Standort am Laufen. Du garantierst ein sicheres, funktionales und top gepflegtes Arbeitsumfeld und koordinierst alle Wartungs-, Instandhaltungs- und Infrastrukturservices.

Partner-Management

Du steuerst externe Dienstleister und Lieferanten (z. B. für die Gebäudereinigung) auf Augenhöhe und stellst sicher, dass unsere hohen Qualitäts- und Servicestandards gelebt werden.

Minimum Qualifications

• Abgeschlossenes Studium im Bereich Tourismusmanagement, Sozialwissenschaften, Betriebswirtschaft oder einem anderen relevanten Bereich
• Mehrjährige Berufserfahrung in Employee Experience, Office Management oder Facility Management
• Mindestens fünf Jahre Führungserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Freude an einem internationalen, dynamischen und agilen Arbeitsumfeld
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit, hohe Serviceorientierung und Resilienz
• Durchsetzungsstärke, Entscheidungsfreude und ein professionelles Stakeholdermanagement auf unterschiedlichen Ebenen
• Analytisches Denkvermögen sowie die Fähigkeit, komplexe Fragestellungen strukturiert, sachlich und zielorientiert zu bearbeiten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Preferred Qualifications

Erfahrung in der Steuerung und Zusammenarbeit mit Dienstleistern sowie externen Partnern

Erfahrung im Umgang mit Projektmanagementtools wie Jira und Confluence sind von Vorteil

Why you'll love working here

Attraktive Aufgaben in einem international agierenden, wachsenden Familienunternehmen mit flachen Hierarchien

Flexible Arbeitszeiten und 30 Tage bezahlter Urlaub pro Jahr

Gehaltsbänder für eine gerechte Unternehmenskultur

Monatlicher Zuschuss von 50€ für deine BAV

Teilnahme an jährlichen 360° Feedback-Loops mit klaren Aufstiegskriterien und einem individuellen Karrierepfad

Verantwortung ab dem ersten Tag in einem Unternehmen, das Eigenverantwortung und persönliches Wachstum fördert

Im Bedarfsfall können Umzugskosten anteilig erstattet werden

Regelmäßige Firmenevents wie Sommerfest, Weihnachtsfeier

Zwei Mal im Jahr bezahlte Teamdinner oder -aktivitäten für jedes Team

Kostenloser Parkplatz direkt vor der Tür

Vergünstigungen und Benefits: JobRad, subventioniertes Mittagessen, Zuschuss zum Deutschlandticket, kostenlose Sprachkurse, sowie attraktive Konditionen für Mitgliedschaften in Fitnessstudios und dem Wellpass

Frisches Obst, kostenlose Getränke und Snacks im Büro

Our Process

• Interview mit HR Lead Germany (Hiring Manager)
• Interview mit Global Head of People & Culture
• Onsite Challenge & Team kennenlernen