IUT Adjoint en gestion administrative (H/F)

RESPONSABILITÉS

Activités principales

• Editer les bons de commande sur un logiciel de comptabilité avec insertion des devis
• Demander les créations de fournisseur auprès du Service Facturier
• Réceptionner les factures et les bons de livraison et établir les services faits de l'Administration de l'IUT
• Suivre le budget sur le logiciel de comptabilité
• Saisie des recettes (TOEIC)
• Traitement des frais de déplacement (via Sifac Mission des personnels et des étudiants de l'IUT, saisie de l'Ordre de mission, édition de l'état liquidatif et envoi au service facturier de l'Université)
• Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative et financière
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser
• Retranscrire des informations orales à l'écrit
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
• Appliquer la réglementation imposée dans le domaine financier
• Inventaire
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
• Classer et archiver des documents

Activités accessoires

• Participer au suivi des dossiers RH des personnels de l'IUT

L'agent contribue à la mise en œuvre de la politique de développement durable et de responsabilité sociétale et environnementale (DD&RSE) de l'établissement, en intégrant dans ses activités les dimensions environnementales (réduction de l'empreinte carbone, sobriété énergétique et de ressources), sociales (égalité, inclusion, qualité de vie au travail) et éthiques (transparence, déontologie).

PROFIL RECHERCHÉ

Diplôme souhaité : Bac +2

Connaissance, savoir

• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat (suivi des formations, contraintes réglementaires...)
• Gestion comptable et financière
• L'agent doit disposer de solides capacités rédactionnelles et d'une maîtrise affirmée de l'orthographe.

Savoir-faire

• Utilisation des moyens de communication écrite et orale. Prise de notes et rédaction de documents de tous ordres. Analyse et gestion des demandes de toutes natures
• Organisation et gestion des bases de données
• Utilisation des outils bureautiques (WORD, EXCEL, ACCESS...)
• Maitrise des logiciels internes de l'ULCO (SIFAC, e-vacataire, base des charges).
• Gestion des approvisionnements en fournitures de bureau et consommables divers

Savoir être

• Sens de l'organisation
• Réactivité
• Sens relationnel