Commercial Assistant

Collen – Grundat 1810

Som Commercial Assistant hos Collen kommer du att spela en central roll i vårt ekonomi och inköpsteam. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter innefattar bland annat att administrera och förbereda utskrift, skanning, organisering och bokföring av fakturor veckovis och vid behov. Säkerställa att alla leverantörsfakturor tas emot i tid och att återbetalningar/kreditnotor uppdateras i ekonomisystemet.

Kvalifikationer

• Eftergymnasial utbildning inom ekonomi eller annat relevant område
• Minst 3 års erfarenhet i liknande roll efter examen
• Goda kunskaper i engelska, både i tal och skrift
• Kunskap i MS Office, inklusive Excel och Word
• Ansvarsområden

Du rapporterar till Financial Accountant för Sverige och ansvarar bland annat för

Administrera förberedelse, utskrift, skanning, organisering och bokföring av fakturor veckovis och vid behov

Datainmatning i system

Bygga professionella relationer med interna och externa intressenter samt med leverantörer.

Säkerställa att alla leverantörsfakturor tas emot i tid och att återbetalningar/kreditnotor uppdateras i ekonomisystemet

Administrera mottagningsnotor (GRN) för att hålla fakturor uppdaterade

Forskning och lösning av avvikelser på ett snabbt och effektivt sätt

Assistera med allmänna administrativa uppgifter inom avdelningen vid behov

Främja företagets kärnvärden och en kultur av välmående på arbetsplatsen

Hantera intern och extern kommunikation med hög professionalism och konfidentialitet

Samarbete med ekonomi- och inköpsteamet för att stödja operativ excellens och efterlevnad.

God kunskap om dataskyddsförordningen (GDPR)

För att lyckas i denna roll ser vi att du är kommunikativ, har god numerisk förmåga och tidshantering, kan arbeta självständigt och prioritera arbetsuppgifter, samt upprätthålla god kommunikation och engagemang inom organisationen.

Som Commercial Assistant hos Collen kommer du att spela en central roll i vårt team och aktivt bidra till att stärka företagets säkerhetskultur. Genom att uppvisa personligt engagemang, tydligt definiera förväntningar och kommunicera företagets säkerhetspolicy säkerställer du att säkerheten alltid prioriteras framför produktivitet.

Genom att främja öppen kommunikation och uppmärksamma säkra arbetsmetoder bidrar du till att säkerhet blir en integrerad och gemensam värdering inom organisationen.

Hos Collen är säkerhet en grundläggande princip, och genom ditt arbete med att förstärka denna kultur bidrar du till att skapa en arbetsplats där omsorg och ansvarstagande är vägledande i alla delar av verksamheten.

Urval och intervjuer sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum.

Vänligen skicka in ditt CV och ansökan på engelska.

Ansök idag och bli en del av Collen!

Key Requirements

3rd Level Qualification in a related field

3 years post qualification experience in a similar role

Good working knowledge of English, both written and verbal

Knowledge of MS Office including excel and word

As a member of the Collen team, you have the opportunity to influence safety culture by demonstrating personal commitment, setting clear expectations, and effectively communicating safety policies.

By consistently modelling safe behaviour, prioritising safety above productivity, and ensuring that all workers are supported to receive proper training and resources, you can foster an environment where safety is ingrained in every aspect of the company’s processes.

Encouraging open communication, recognising, and rewarding safe behaviour, to further reinforce the importance of safety. By taking these steps, you can help create a culture where safety is a shared value and a top priority for all stakeholders involved in Collen projects.

Responsibilities

Reporting to the Financial Accountant for Sweden, the key responsibilities of the role include

Work collaboratively with the finance & procurement team to support operational excellence and compliance

Administer the preparation, printing, scanning, organizing and posting of invoices on a weekly basis and upon request

System data entry

Build a professional rapport with relevant internal and external stakeholders and the wider supply chain

Ensure all suppliers invoices are received in a timely manner and refunds/credit notes are updated accordingly on the respective finance system

Administer goods received notes (GRN) to ensure all invoices are up to date

Research and resolve discrepancies in a timely manner

Assist with the general administration duties of the department and as required

Promote & foster the company core values and a culture of wellness at work

Handle internal and external communication with a high degree of professionalism and confidentiality

Good working knowledge of general data protection regulation (GDPR)

The key individual will be articulate with good numeracy and time management skills. Will possess the ability to work independently and to prioritize tasks, while maintaining good communication and engagement with the wider organization.