Vorstandssekretär*in (m/d/w) in Teilzeit 25 h/Woche

**Das erwartet Sie bei uns: Ihr Aufgabengebiet**

**Direkte Unterstützung des Vorstands & Assistenz**

• **Vorstandsassistenz:** Sie übernehmen die proaktive administrative und organisatorische Unterstützung des Vorstands im Tagesgeschäft.
• **Schnittstellenkommunikation & Korrespondenz:** Sie führen die professionelle Korrespondenz mit Kostenträgern, Behörden und Kooperationspartnern.
• **Klassische Sekretariatsaufgaben:** Sie erledigen allgemeine Sekretariats- und Assistenzaufgaben wie das Terminmanagement, die Postbearbeitung sowie die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen.

**Logistik & Fuhrparkmanagement**

• **Koordination der Schülerbeförderung:** Sie übernehmen die verantwortungsvolle Organisation und laufende Koordination des Schülertransports und fungieren dabei als Schnittstelle zwischen den Einrichtungsleitungen und dem Beförderungsunternehmen.
• **Fuhrparkverwaltung:** Sie steuern und verwalten den vereinseigenen Fuhrpark (u. a. Wartungstermine, Schadensabwicklung, Dokumentation).
• **Einkaufskoordination:** Sie koordinieren und steuern die internen Abläufe und die Zuständigkeiten der Mitarbeitenden für den zentralen Einkauf.

**Spezifische Sach- & Vereinsverwaltung**

• **Versicherungsmanagement:** Sie verwalten eigenverantwortlich die Sachversicherungen des Vereins und sind Ansprechpartner\*in bei Schadensfällen.
• **Mitgliederbetreuung:** Sie übernehmen die vollständige Verwaltung der Vereinsmitgliedschaften und pflegen die dazugehörigen Datenbanken.
• **Vereinsadministration:** Sie erledigen allgemeine administrative Aufgaben, die den Verein betreffen, in enger und kollegialer Zusammenarbeit mit den angrenzenden Fachbereichen.

**Veranstaltungsmanagement & Teamintegration**

• **Event-Organisation:** Sie unterstützen aktiv bei der Planung, Vorbereitung und Durchführung von internen und externen Vereinsveranstaltungen.
• **Team-Support:** Bei Bedarf übernehmen Sie die Vertretung der Kolleg\*innen am Empfang und sichern so das freundliche „Aushängeschild“ unserer Geschäftsstelle.

**Das bringen Sie mit: Ihr Profil**

• **Qualifikation:** Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Sekretär\*in, Hotelkauffrau/-mann) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• **Erfahrung:** Fundierte Berufserfahrung im Sekretariats-, Assistenz- oder Verwaltungsumfeld, idealerweise im sozialen Sektor oder Vereinswesen.
• **Arbeitsweise:** Strukturierter, selbstständiger und lösungsorientierter Arbeitsstil mit der Fähigkeit, auch bei parallel anfallenden Aufgaben den Überblick zu behalten.
• **Kompetenzen:** Organisationstalent, Kommunikationsstärke sowie ein verbindliches und freundliches Auftreten.
• **IT-Skills:** Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel,

**Das bieten wir Ihnen: Ihre Benefits**

• Ein vielseitiges, abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet.
• Ein krisensicherer Arbeitsplatz in einem sinnstiftenden und sozialen Umfeld.
• Eine attraktive und leistungsgerechte Vergütung (orientiert am TVöD) inklusive betrieblicher Altersvorsorge.
• Flexible Arbeitszeiten zur besseren Vereinbarkeit von Familie, Freizeit und Beruf.
• Ein herzliches, kollegiales Team, das Sie fundiert einarbeitet.
• Homeoffice möglich (1 Tag bei einer 5-Tage-Woche)