Chef(fe) de Bureau, Service Médical

Responsabilités principales

Gestion administrative et coordination administrative de l’équipe

• Assurer l’accueil du service médical
• Gérer le courrier et le compte générique, en assurer le bon suivi par les différents acteurs du service
• Organiser la téléphonie du service
• Effectuer et superviser la gestion du planning du service, telle que la prise des rendez-vous, des examens médicaux
• Gérer l’emploi du temps des médecins et organiser les différentes réunions du service médical

Générer et coordonner le planning / emploi du temps des membres de l’équipe médico-psychosocial.Gestion des ressources

• Assurer la bonne gestion des différentes ressources : matériel, pharmacie, logiciels, base de données confidentielle ;
• Coordonner le suivi, la conservation et la confidentialité de dossiers médicaux, de leur création jusqu’à leur archivage ;
• Favoriser autant que possible la dématérialisation et la simplification des procédures du service médical : documents médicaux et outils de suivi en coordination avec les autres unités d’HRM/HRO ;
• Valider les projets et évolutions (logiciel médical UeGAR® ou Kénora en remplacement de Préventiel® par exemple) avec les autorités compétentes au sein de l’Organisation.

Suivi des dossiers complexes et des Non-activités

• Assurer le bon suivi des agents en Non-Activité, en coordination avec les collègues de l’équipe et les autres intervenants concernés ;
• Gérer le suivi des cas complexes, en particulier la liste des agents en surveillance médicale spéciale et leur périodicité.

Organisation des Commissions statutaires

• Organiser les Commissions Médicale et d’Invalidité avec les médecins du service ;
• Coordonner les Commissions Enfants Handicapés et Allocation d’éducation spécialisé avec la Conseillère Sociale qui en assure le secrétariat.

Gestion des documents médicaux/administratifs

• Préparer des documents de communication;
• Préparer et mettre en forme le relevé d’activité du service médical et le rapport annuel d’activité du service médical pour le Sous-Comité Hygiène, Sécurité et Conditions de Travail (SCHSCT) ;
• Assurer la coordination administrative avec les prestataires extérieurs.

Liaison au sein de l’OCDE

• S’assurer d’une liaison efficace et de qualité avec les membres des services médicaux et Sociaux, les autres services d’EXD et l’ensemble des Directions.
• Coordonner les interventions dans les locaux de l’Organisation de prestataires extérieurs, et participer activement à la coordination de projets qui impliquent le service médical.

Bien-Être

• Gérer les différentes activités des praticiens de bien-être dans les locaux de l’OCDE.

Profil du/de la candidat(e) idéal(e)

Formation

• Diplôme de formation supérieure en gestion ou dans le domaine de la santé.

Expérience professionnelle

• 5 ans d'expérience professionnelle, idéalement dans un service de santé, complétée par une expérience dans une entreprise ou une organisation internationale. Bonne connaissance des procédures et de la pratique médicale du pays hôte. Une bonne expérience ou connaissance du fonctionnement des services médicaux des Organisations coordonnées serait un plus.
• Dans l’hypothèse où le/la candidat(e) détient un diplôme d’infirmier(e) reconnu en France, il pourrait participer ponctuellement à la prise en charge d’urgences médicales.

Outils

• Aptitude à utiliser les systèmes bureautiques de l'OCDE (Suite Microsoft Office) et les logiciels médicaux (idéalement Préventiel®)

Compétences clés

• Les membres du personnel de l’OCDE sont censés faire preuve d’un comportement conforme aux six compétences clés qui seront évaluées dans le cadre de la procédure de recrutement organisée au titre de la présente offre d’emploi : Vision et stratégie (niveau 1) ; Renforcement des capacités des personnes (niveau 1) ; Éthique et intégrité (niveau 1) ; Collaboration et horizontalité (niveau 2) ; Obtention de résultats (niveau 1) ; Innovation et acceptation du changement (niveau 1).
• Pour en savoir plus sur les définitions des niveaux de compétence 1 à 3 associés à chaque compétence, veuillez vous référer au Cadre de compétences clés de l’OCDE.

Langues

• Parfaite maîtrise d’une des deux langues officielles de l’OCDE (le français et l’anglais) et connaissance de l’autre langue.
• La connaissance d’autres langues serait un atout.

Date de clôture

• Les fonctions décrites ci-dessus seront pourvues dès que possible, et les candidatures devront nous parvenir au plus tard avant 23:59, 17 novembre 2026 (heure de Paris).

Durée du contrat

• Engagement d’une durée déterminée de 24 mois, avec possibilité de renouvellement pour une durée maximale de 36 mois.

Veuillez noter que, conformément aux Statut, Règlement et Instructions applicables aux agents de l’Organisation, l’âge de départ obligatoire à la retraite est fixé à 67 ans.

Ce qu’offre l’OCDE

• Le salaire mensuel de base initial de 4 502.33 EUR, plus allocations/indemnités en fonction de la situation personnelle, la rémunération globale étant exonérée d’impôt sur le revenu en France. Cliquez ici pour accéder à notre Simulateur de rémunération et d’indemnités.
• Cliquez ici pour consulter le Statut applicable au personnel de l’OCDE. Veuillez noter qu’à partir du 1er juillet 2025, tous les agents seront engagés selon les nouvelles modalités contractuelles de l’OCDE.
• Cliquez ici pour en savoir plus sur ce que propose l’OCDE et sur son environnement de travail exceptionnel.
• Cliquez ici pour feuilleter en ligne notre Guide de gestion du personnel afin d’en savoir plus sur tous les aspects touchant aux ressources humaines de l’Organisation, à notre environnement de travail et aux nombreuses autres mesures destinées à faciliter le quotidien des agents.
• Veuillez noter que le/la candidat(e) retenu(e) pourra être engagé(e) à un grade inférieur, en fonction de ses qualifications et de son expérience professionnelle.
• Votre candidature pourra être retenue afin de constituer un vivier de candidats pour des postes équivalents, que ce soit à durée déterminée ou indéterminée.

Processus de sélection

Pour les candidats retenus, le processus de sélection peut comprendre un entretien vidéo, une évaluation basée sur le poste et des entretiens avec un panel.

Dans le cadre de sa politique d’égalité des chances, l’OCDE encourage la candidature de toutes les personnes qualifiées [ressortissantes d’un de ses pays Membres], indépendamment de leur origine ethnique ou raciale, de leurs opinions ou croyances, de leur genre, de leur orientation sexuelle, de leur état de santé ou de leur handicap éventuel.

L’OCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources, dans le but d’améliorer son efficience et son efficacité, et les membres de son personnel sont encouragés à contribuer activement à la réalisation de cet objectif.