Office Specialist

POPIS POZICE

• Všeobecná administrativní a operativní podpora napříč společností (přibližně 60 % administrativní a 40 % operativní a organizační činnosti).
• Příprava, vyplňování, zpracování a evidence dokumentů, formulářů, smluvních šablon, RFP dokumentace a interních podkladů.
• Zajišťování podpisů dokumentů, jejich následná evidence a archivace v příslušných systémech.
• Zadávání, kontrola a aktualizace údajů v interním systému a ERP systému Odoo.
• Komunikace s finančním oddělením a ostatními týmy při řešení administrativních požadavků.
• Zajištění pošty, zásilek, kancelářských potřeb a drobných provozních záležitostí včetně běžného chodu kanceláře.
• Přímá administrativní a operativní podpora COO, samostatné řešení svěřených úkolů od zadání po dokončení.
• Koordinace informací a zapojených kolegů, příprava podkladů a jednoduchých přehledů, sledování otevřených úkolů a průběžná komunikace o jejich stavu.
• Úzká spolupráce se Sales & Operations Support Specialistou a Care Managerem v rámci Support týmu.
• Výpomoc při zpracování klientských a dodavatelských objednávek zejména v období zvýšeného vytížení, zastupování Sales & Operations Support Specialisty v dohodnutém rozsahu během nepřítomnosti.
• Organizační a administrativní podpora Care Managera včetně přípravy materiálů a balíčků pro dodavatele či eventy.
• Vyhledávání a zpracování informací z interních systémů, příprava jednoduchých reportů, manuální zpracování dat a aktualizace evidencí.
• Výpomoc při organizaci firemních akcí a týmových aktivit, komunikace s dodavateli a koordinace příprav.
• Příležitostná příprava zasedacích místností a občerstvení pro klientské návštěvy a důležitá setkání.
• Flexibilní zapojení do dalších administrativních, organizačních a operativních úkolů podle aktuálních priorit společnosti.

POŽADAVKY

• Výborné organizační schopnosti, efektivní plánování a prioritizace úkolů.
• Důslednost, systematičnost a silný smysl pro detail.
• Samostatnost, spolehlivost, odpovědnost a schopnost dotahovat úkoly do konce.
• Proaktivní přístup a ochota aktivně pomáhat ostatním týmům.
• Výborné písemné, telefonické a osobní komunikační dovednosti.
• Flexibilita, adaptabilita a schopnost reagovat na měnící se priority.
• Týmová spolupráce, ochota učit se nové věci a pozitivní přístup k různorodé agendě.

Jazykové znalosti:

• Anglický jazyk – minimálně B1, ideálně B2.

Počítačové znalosti:

• Dobrá znalost práce s dokumenty a tabulkami (MS Office) a schopnost rychle se orientovat v interních systémech.
• Zkušenost se systémem Odoo výhodou.

INFORMACE K POZICI

Postavení v hierarchii:

• Office Specialist je součástí Support týmu a přímo podléhá Chief Operating Officer (COO).
• Office Specialist nemá řídicí funkci.

Forma spolupráce:

• Plný úvazek, HPP.
• Režim práce: ON-SIDE/ částečně OFF-SIDE.

Platové rozpětí:

• 45.000 -50.000.