Coordonnateur(trice) d'événements sur site

Notre équipe de planification prépare chaque événement des mois à l’avance. Vous êtes la personne qui lui donne vie sur le terrain.
À titre de Coordonnateur(trice) d'événements sur place, vous dirigez sur le terrain les tournées promotionnelles, les événements de fidélisation et les salons professionnels de Techo-Bloc au Canada et aux États-Unis. Du montage au démontage, l'installation, le déroulement, l'équipe et l'expérience des invité(e)s sont sous votre responsabilité. Vous ne regardez pas l'action de loin : vous montrez l'exemple, aux côtés de votre équipe. Quand un imprévu survient, vous le réglez avant que quiconque s'en aperçoive.
Vos responsabilités

• Préparation des événements : Réviser chaque BEO à l'avance, valider chaque élément avec ce qui a été confirmé et signaler les écarts avant d'arriver sur place
• Montage et démontage : Diriger l'installation du mobilier, de la signalisation, de l'audiovisuel et des éléments de marque en y participant activement, puis veiller à ce que tout soit emballé et comptabilisé à la fin
• Votre équipe sur place : Informer l'équipe, attribuer les rôles et rester sur le terrain toute la journée en prêtant main-forte là où c'est nécessaire
• L'expérience des invité(e)s : Gérer l'inscription, accueillir les invité(e)s, prendre en charge les arrivées non inscrites et donner un ton chaleureux et professionnel dès le premier bonjour
• Service alimentaire : Coordonner avec le traiteur pour que le service et l'horaire soient impeccables
• Relations avec les lieux et les partenaires : Être la personne-ressource du personnel des lieux, des fournisseurs, des représentant(e)s Techo-Bloc et des partenaires, et vous assurer que chacun a ce dont il a besoin
• Résolution de problèmes en temps réel : Respecter l'horaire du programme et régler les imprévus avant qu'ils n'atteignent les invité(e)s
• Suivi post-événement : Faire un compte rendu à l'équipe de planification et vérifier les factures finales par rapport au BEO, en signalant tout écart ou dépassement

À quoi ressemble une journée
Aucune journée d’événement ne se ressemble. Votre journée pourrait notamment comprendre :

• Arriver avant le lever du soleil pour diriger l’installation et vous assurer que tout est prêt avant l’ouverture des portes.
• Faire une tournée du site avec l’équipe, repérer un problème de dernière minute et trouver une solution avant l’arrivée des invités.
• Accueillir les invités à leur arrivée et donner le ton à l’expérience.
• Coordonner le lieu, l’équipe de traiteur et les fournisseurs tout en gardant votre équipe alignée sur le déroulement prévu.
• Prendre une décision rapidement lorsqu’un imprévu survient et maintenir l’événement sur la bonne voie.
• Diriger le démontage après le départ du dernier invité et vous assurer que chaque élément est comptabilisé avant de quitter les lieux.
• Envoyer un court compte rendu à l’équipe de planification pendant que les détails sont encore frais.

Ce que vous apportez

• 2 ans ou plus d’expérience en coordination événementielle, hôtellerie, opérations événementielles ou dans un domaine connexe.
• Expérience démontrée en leadership d’équipe lors d’événements en direct ou dans un environnement opérationnel dynamique.
• Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité à gérer plusieurs éléments simultanément sous pression.
• Bon jugement et confiance nécessaire pour prendre des décisions de façon autonome lorsqu’un imprévu survient.
• Facilité naturelle à mettre les gens à l’aise tout en maintenant une attitude professionnelle.
• Souci du détail et standards élevés en matière d’exécution.
• Excellentes aptitudes en communication, à l’oral comme à l’écrit, en français et en anglais.
• Permis de conduire et passeport valides, ainsi que la capacité et la volonté de voyager fréquemment au Canada et aux États-Unis.
• Capacité à soulever jusqu’à 40 lb et à travailler selon des horaires prolongés lors de l’installation, de l’exécution et du démontage des événements.

Vous vous épanouirez dans ce rôle si vous

• Montrez l’exemple et n’hésitez jamais à mettre la main à la pâte.
• Demeurez calme, débrouillard et axé sur les solutions lorsque les choses ne se déroulent pas comme prévu.
• Êtes capable de prendre une décision avec des informations limitées et d’aller de l’avant avec confiance.
• Remarquez les détails que les autres pourraient manquer et accordez de l’importance à la qualité d’exécution.
• Aimez travailler avec les gens et savez garder une équipe concentrée lors d’une longue journée d’événement.
• Êtes stimulé par les déplacements, la variété et les environnements dynamiques.
• Préférez régler un problème plutôt que d’expliquer pourquoi il est arrivé.
• Prenez la responsabilité du résultat, et pas seulement de vos tâches.

Détails du contrat

• Durée : Contrat saisonnier, janvier à mai 2027
• Lieu : Événements partout au Canada et aux États-Unis
• Déplacements : Déplacements fréquents requis; les frais de déplacement, d’hébergement et de repas sont couverts lors des événements.
• Et après? Les personnes qui se démarqueront pourront être considérées pour les saisons futures et des mandats élargis.

Ce que nous offrons

• Rémunération concurrentielle
• Frais de déplacement, d'hébergement et de repas couverts pendant les événements
• Une équipe bien organisée qui planifie chaque détail des mois à l'avance, pour que vous puissiez vous concentrer sur la réussite de l'événement
• La chance de représenter un chef de file nord-américain auprès de ses entrepreneurs, détaillants et partenaires