Interim Office Manager

Werken bij VB Groep betekent:
-
Een veelzijdige interim-opdracht – Je ondersteunt het stafmanagement en de directie van VB Groep op organisatorisch, secretarieel en praktisch gebied;
-
Veel vrijheid en verantwoordelijkheid – Je ziet zelf waar werk ligt, neemt initiatief en pakt zaken zelfstandig op;
-
Een centrale rol binnen onze staforganisatie – Jij zorgt ervoor dat praktische en organisatorische zaken op ons kantoor soepel verlopen;
-
Werken binnen een familiebedrijf – Met korte lijnen, een informele sfeer en collega’s die gemakkelijk bij elkaar binnenlopen.
Ben jij de organisatorische kracht achter onze dagelijkse praktijk?
Voor VB Groep zoeken we een ervaren Interim Office Manager die ons tijdelijk ondersteunt bij de dagelijkse organisatie op onze locatie aan de Elzentlaan en bij de ondersteuning van ons stafmanagement en directie. Je bent iemand die niet afwacht tot werkzaamheden worden toegewezen, maar zelf ziet waar werk ligt. Je signaleert kansen om zaken slimmer, beter of efficiënter te organiseren, neemt initiatief en zorgt ervoor dat acties worden opgepakt en afgerond.
Je werkzaamheden zijn breed. Het ene moment beheer je agenda’s en mailboxen van management en directie, het volgende moment ontvang je bezoekers, organiseer je een overleg, stem je iets af met een leverancier of pak je zelfstandig een praktische of organisatorische vraag op. Je werkt nauw samen met collega’s binnen de staf van VB Groep en schakelt regelmatig tussen verschillende werkzaamheden en prioriteiten. Dat vraagt om iemand die zelfstandig werkt, assertief is, overzicht houdt en makkelijk verantwoordelijkheid naar zich toe trekt.
Het gaat om een interim-opdracht voor 3 tot 6 maanden, met de mogelijkheid om de opdracht daarna met nog eens maximaal 6 maanden te verlengen. De omvang van de opdracht stemmen we in overleg af. We zoeken iemand die 16 tot 32 uur per week beschikbaar is, bij voorkeur verdeeld over vier of vijf werkdagen. Denk bijvoorbeeld aan vier of vijf halve dagen, maar hierin kijken we vooral naar wat praktisch goed aansluit.
Wat ga je doen?
Je zorgt voor een professionele en goed georganiseerde dagelijkse ondersteuning van de staforganisatie van VB Groep. Daarbij combineer je office management met secretariële, administratieve en facilitaire werkzaamheden.
In deze rol draait het vooral om:
-
Beheren van agenda’s, mailboxen, afspraken en acties;
-
Organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en faciliteiten;
-
Ontvangen van bezoekers en verzorgen van de telefonische bereikbaarheid;
-
Verzorgen van correspondentie, post, documenten en administratie;
-
Onderhouden van contact met leveranciers en externe relaties;
-
Beheren van kantoorvoorraden en overige praktische zaken;
-
Signaleren en zelfstandig oppakken van werkzaamheden en verbeterkansen.