Coordonnateur(rice) de déplacements

Relevant fonctionnellement du gestionnaire du Bureau de gestion de projets (PMO) et de l’administration des opérations, le coordonnateur des déplacements fournit des conseils, un soutien en matière de coordination et des outils pratiques pour aider les employés, les sous-traitants et les visiteurs qui lui sont assignés à planifier des voyages nationaux et internationaux sécuritaires, efficaces et conformes aux politiques. Les voyageurs demeurent responsables de fournir des renseignements complets, d’obtenir les autorisations requises, de vérifier leurs arrangements et de respecter les exigences applicables en matière de voyage. Le titulaire du poste travaille en étroite collaboration avec les voyageurs, les équipes de programme, les services internes et les fournisseurs de services externes afin d’aider les voyageurs à comprendre les exigences, à évaluer les options pratiques, à préparer des itinéraires réalisables et à gérer les changements ou les problèmes. Le coordonnateur peut également être appelé à participer à la coordination des programmes. Plus spécifiquement, vous aurez:
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Aider les voyageurs à organiser leurs déplacements nationaux et internationaux, y compris les voyages en avion et en train, l’hébergement, le transport terrestre, la location de véhicules, les transferts, les visas et les autres services de voyage requis. Les voyageurs sont responsables de soumettre des demandes complètes et exactes, d’obtenir les autorisations requises et de fournir les documents nécessaires dans les délais établis.
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Sur demande, préparer des propositions d’itinéraires et des options de voyage pratiques tenant compte des correspondances, de la durée du voyage, des fuseaux horaires, des transports locaux, des horaires sur place et des exigences spécifiques du voyageur, pour examen et confirmation par ce dernier.
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Coordonner le transport, élément central de chaque plan de voyage, en assurant la continuité depuis le point de départ jusqu’à l’arrivée à la destination finale et au retour.
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Préparer et distribuer des documents de voyage clairs, des itinéraires, des confirmations, des coordonnées et des consignes destinées aux voyageurs.
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Coordonner la logistique pour les visiteurs et les sous-traitants, y compris le transport, l’hébergement, l’accès aux sites ou aux bâtiments, l’EPI, la formation en matière de sécurité et les exigences d’intégration.
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Surveiller les risques de voyage connus, identifier des solutions de rechange pratiques et fournir un soutien de coordination en temps opportun lorsque les voyageurs sont confrontés à des annulations, des retards, des correspondances manquées, des changements d’horaire ou des besoins urgents. Les voyageurs demeurent responsables de suivre les instructions des fournisseurs et de communiquer sans délai tout changement nécessitant de l’aide.
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Assurer la liaison avec les prestataires de services de voyage, les compagnies aériennes, les hôtels, les entreprises de transport et les intervenants internes afin d’obtenir des options, de clarifier les exigences et de faciliter la résolution des problèmes. Les voyageurs demeurent responsables de vérifier l’information fournie et de
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S’assurer que les réservations et les arrangements de voyage respectent les politiques de l’entreprise, les exigences d’approbation et les lignes directrices budgétaires.
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Examiner les coûts, les frais et les conditions proposés, et comparer les options afin de prendre des décisions de réservation judicieuses et soucieuses des coûts.
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Travailler en toute confiance avec plusieurs devises, en tenant compte des taux de change et des exigences de paiement ou de réservation propres à chaque pays.
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Appliquer les règles de voyage de manière cohérente et faire preuve de bon jugement pour refuser ou réorienter les demandes non approuvées, non conformes ou non raisonnables sur le plan opérationnel, tout en conservant une approche diplomatique et axée sur le service.
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Tenir à jour des dossiers de voyage, des confirmations et des pièces justificatives exacts, et aider au rapprochement des dépenses de voyage au besoin.
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Protéger les renseignements personnels, confidentiels et liés aux voyages conformément aux exigences de l’entreprise;
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Fournir un soutien à la coordination entre les équipes de programme, selon les priorités établies par le gestionnaire, le Bureau de gestion de projet (PMO) et l’administration des opérations ou la direction désignée.
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Appuyer la logistique des réunions et des événements lorsqu’ils sont directement liés aux déplacements, à la coordination des visiteurs ou aux exigences de mise en œuvre du programme.
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Assurer la coordination avec les coordonnateurs de programme et les intervenants du projet afin de recueillir les exigences, de confirmer les horaires et d’harmoniser les activités de voyage et de logistique.
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Signaler au gestionnaire les conflits de priorités, les exceptions aux politiques et les contraintes en matière de ressources afin d’obtenir des directives.

Qualifications

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Au moins trois ans d’expérience en coordination des déplacements, en logistique, en coordination de programmes ou dans un poste comparable comportant des responsabilités complexes en matière de planification.
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Diplôme d’études collégiales dans un domaine pertinent
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Une expérience en voyages d’affaires, en transport ou en coordination de voyages internationaux est considérée comme un atout.
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Bilingue en français et en anglais, capable de communiquer clairement avec les intervenants internes et externes.
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Maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Outlook, Excel, Word, PowerPoint et Teams.
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Capacité à gérer plusieurs priorités, voyageurs, destinations et échéances dans un environnement au rythme soutenu.
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Esprit logique, souci du détail, bon jugement et aptitude à résoudre les problèmes en mettant l’accent sur les solutions.
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Capacité à interpréter les horaires entre différents fuseaux horaires et à établir des itinéraires et des correspondances réalistes.
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A l’aise avec les devises, les frais de voyage, les conditions de réservation et les documents justificatifs.
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Capacité à appliquer les règles, à fixer des limites et à refuser avec diplomatie lorsqu’une demande ne respecte pas la politique, les exigences d’approbation ou les exigences opérationnelles.
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Grande discrétion, suivi rigoureux et sang-froid dans la gestion d’informations sensibles ou de perturbations imprévues liées aux voyages.
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Être disponible, lorsque les besoins opérationnels l’exigent, pour gérer les perturbations de voyage critiques en dehors des heures normales de travail.