Assistant administratif alternance (F/H) - SEFOCAL

RESPONSABILITÉS :

Vous recherchez des missions passionnantes et innovantes qui ont du sens et vous souhaitez vivre une expérience professionnelle pleine de défis : Alors rejoignez l'Université Marie et Louis Pasteur !
Activité 1 : Conventionnement des dossiers alternance

• Assurer l'inscription des alternants en lien avec les conseillers alternance
• Saisir toutes les données administratives et financières nécessaires au traitement et au suivi des dossiers dans le logiciel métier
• Recueillir toutes les informations et les documents manquants pour le conventionnement des dossiers
• En fonction du dispositif d'alternance, gérer la convention de formation
• Communiquer aux bénéficiaires, aux employeurs et aux organismes financeurs toutes les informations et documents utiles et obligatoires
• Suivre, mettre à jour et corriger les données des dossiers
• Recourir aux multiples plateformes des organismes partenaires
• Suivre mensuellement avec les conseillers l'état d'avancement des dossiers et les actions de traitement à mettre en place
• Assurer le classement des documents
• Faire le point sur les modalités de paiement auprès des employeurs et des organismes financeurs

Activité 2 : Suivi des alternants

• Suivi de présence
• Attestation de fin de formation
• Certificat de réalisation

Activité 3 : Facturation de la formation

• Facturer la formation réalisée et suivie par les alternants
• Gérer et traiter les demandes complémentaires voire les réclamations de l'agence comptable de l'établissement, des employeurs et des organismes financeurs
• Archiver les dossiers et les documents

Activité 4 : Participation aux activités transversales du service

• Contribuer à la réalisation des orientations, des directives et des objectifs définis au niveau de SeFoC'Al et de l'établissement
• Implication dans la vie du service
• Accueil des nouveaux personnels : participer à la formation et à l'intégration des nouveaux collaborateurs
• Engagement dans l'amélioration continue, suivi et communication des indicateurs liés à l'activité, pilotage de processus qualité le cas échéant, participation aux audits
• Contribution à la création d'outils, de guides et de supports de communication à destination de l'ensemble des usagers du service
• Participation aux évènements

Le poste est ouvert uniquement aux contractuels.
Il est à pourvoir dès que possible pour une durée de 12 mois.
L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.

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PROFIL RECHERCHÉ :

Nous recherchons les compétences et les qualités suivantes pour ce poste :
Compétences opérationnelles

• Maîtriser le suivi administratif et financier des dossiers relevant de de la formation professionnelle continue et de l'apprentissage
• Maîtriser les outils bureautiques
• Être rigoureux dans le suivi des dossiers (administratif, financier etc.)
• Ajuster et adapter sa pratique professionnelle : multiplicité des interlocuteurs
• Gérer les pics d'activités saisonniers
• Communiquer dans le respect et la transparence
• Travailler en équipe

Connaissances

• Le fonctionnement et la structure de de l'université Marie & Louis Pasteur
• L'offre de formation de l'université de Marie & Louis Pasteur
• Les dispositifs et les acteurs principaux du secteur de la formation professionnelle continue et de l'apprentissage

Compétences comportementales

• Autonomie
• Adaptabilité
• Réactivité
• Rigueur
• Sens fort de l'organisation
• Force de proposition
• Attention portée à un relationnel sain et respectueux
• Communication orale et écrite claire
• Ecoute