Kaufmann/-frau - Büromanagement

Wir suchen eine_n engagierte Office Manager_in (m/w/x) mit Empfangsverantwortung für unseren
Standort in 1220 Wien

Über die Rolle

Du bist die zentrale Anlaufstelle in unserem Wiener Büro - für Kolleg_innen, Gäste und Geschäftspartner_innen. Mit deinem Organisationstalent und deiner herzlichen Art sorgst du dafür, dass im Office alles rund läuft: vom professionellen Empfang über die Meetingorganisation bis hin zur administrativen Unterstützung verschiedener Teams.

Deine Aufgaben

Empfang & Gästebetreuung

• Du bist das Gesicht unseres Unternehmens - du empfängst Gäste, Kund_innen und Partner_nnen

professionell und herzlich

• Du betreust die Telefonzentrale und steuerst die Besucherverwaltung über unser digitales Zugangssystem
• Du koordinierst die Zusammenarbeit mit externen Sicherheits- und Empfangsdiensten

Empfangsnahe Administration & Dokumentenmanagement

Kernbereich: Dokumenten- und Prozessmanagement (Finance-relevant)

• Du steuerst und koordinierst den gesamten Dokumentenfluss zwischen Reception, Leasing und Accounts Receivable
• Du stellst die fristgerechte Bearbeitung und Weiterleitung aller vertragsrelevanten Dokumente sicher
• Du prüfst eingehende Dokumente auf Vollständigkeit, Lesbarkeit und korrekte Zuordnung
• Du unterstützt bei der Einhaltung interner Kontrollanforderungen (Internal Controls)
• Du bringst dich in die kontinuierliche Verbesserung administrativer Prozesse und Dokumentenabläufe ein

Meeting- & Terminorganisation:

• Du koordinierst interne und externe Meetings - von der Raumbuchung über die Technik bis zur Einladung
• Du unterstützt bei der Kalenderkoordination und sorgst dafür, dass Besprechungen reibungslos ablaufen

Reise- & Eventmanagement:

• Du buchst Geschäftsreisen (Flug, Bahn, Hotel) und kümmerst dich um die Reisekostenabrechnungen
• Du organisierst Firmenevents, Catering und Bewirtungen - von der Planung bis zur Umsetzung
• Du unterstützt bei der Dokumentation von CO2-relevanten Reisedaten

Bereichsübergreifende Administrative Unterstützung:

• Du übernimmst vielfältige administrative Aufgaben für die Bereiche Legal, HR, Controlling und Office Management
• Du koordinierst Bestellungen, Reparaturen und technische Services
• Du unterstützt beim Rechnungsmanagement und bei digitalen Freigabeprozessen

Office-Pflege:

• Du kümmerst dich um die Instandhaltung der Office-Begrünung (Pflege, Koordination externer Dienstleister bei Bedarf)

Das bringst du mit:

Must-have

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Empfangs- oder Office-Management-Bereich
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Outlook
• verhandlungssichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Professionelles und freundliches Auftreten
• Hohe Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise

Das ist ein Plus:

• Erfahrung mit digitalen Besucher_innen- oder Dokumentenmanagementsystemen
• Kenntnisse in der Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung
• Erfahrung in einem internationalen Unternehmensumfeld

Was wir bieten

• Modernes Büro im Herzen von Wien mit sehr guter öffentlicher Anbindung
• Vollzeit 40h/Woche - fixen Arbeitszeiten - jedoch Möglichkeit intern abzustimmen und gelegentlich an persönliche Bedürfnisse anzupassen
• Bruttomonatsgehalt auf Vollzeitbasis: € 3.000,- brutto. Je nach Qualifikation und einschlägiger Berufserfahrung besteht die Bereitschaft zur Überzahlung.
• Zuschuss zur Wiener Linien Jahreskarte
• Essensgutscheine (€ 8 pro Arbeitstag)
• Regelmäßige Teamevents und ein wertschätzendes Miteinander
• Gratis Parkplatz am Office-Standort
• Gratis Kaffee, Obst und Müsli im Office

Sende uns deine aussagekräftige Bewerbung mit aktuellem Lebenslauf, gültigem Lichtbildausweis und
Meldezettel an:

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